Soy conscientes de que muchos aún no sabéis qué es realmente un Asistente Virtual (AV, VA o Virtual Assistant), así que hoy me propongo contarte qué es un asistente virtual, que puede hacer y como te ayuda esta figura a desarrollar y ampliar tu negocio, y lo que muchos os estaréis preguntando ¿Cuánto cuesta un asistente virtual? ¿Sale más rentable trabajar con un asistente virtual o contratar a un administrativo?
¿Qué es un Asistente Virtual?
La Asociación Internacional de Asistentes Virtuales los define como «Un profesional independiente que brinda servicios administrativos, creativos y/o técnicos. Utilizando medios de comunicación de tecnología avanzada. Un Asistente Virtual profesional asiste a sus clientes en el área de la cual es experto desde su propia oficina, enmarcando los servicios en un acuerdo contractual.»
Es decir, es personal administrativo externo a tu empresa, pero que te presta los servicios propios de un departamento administrativo como si formara parte de ella. Las personas que trabajan con un asistente virtual declaran que este se ha convertido en una figura fundamental para el desarrollo de su negocio, ya que se implica en el proyecto como si fuera suyo y entiende perfectamente las inquietudes de los emprendedores ya que él o ella misma es también emprendedor con su propio proyecto.
¿Qué hace un Asistente Virtual?
Los campos de actuación de un asistente virtual son múltiples en función de su especialidad. Yo en AdministracionVirtual.es presto una amplia cartera de servicios.
Si no tienes muy claro que tareas son las mejores para delegar en un asistente virtual lo mejor es que me contactes y juntos identifiquemos y planifiquemos la mejor estrategia que te ayudará a liberar tu tiempo de todas esas tareas administrativas que hay que hacer, pero que no tienes porqué hacer tú.
Para que tú puedas centrarte en aquellas tareas que te hacen ganar dinero: desarrollar tu producto, prestar servicio a los clientes, escribir, o aquello que supone el «core bussines» de tu negocio y que es lo que realmente te apasiona.
7 áreas en las que puedo ayudarte como Asistente Virtual
# 1 Gestión de agenda y de email
Cuadrar tus citas, establecer reuniones, concretar visitas. Son tareas que ocupan un buen porcentaje de la jornada laboral y un asistente virtual puede encargarse de gestionarlo todo por ti.
¿Recibes infinidad de correo al día? El email es una potentísima fuente de comunicación, pero si no hacemos una correcta gestión del mismo se puede convertir en un gran ladrón del tiempo que nos resta productividad en nuestra jornada.
Seguro que con unas indicaciones básicas puedo contestar por ti muchos de esos correos, filtrar los que no son importante y hacerte llegar solo los que requieran de tu contestación personal.
# 2 Organización de viajes
Todo el que haya organizado un viaje de negocios alguna vez sabe el tiempo que se pierde en la gestión del mismo, búsqueda de vuelos a los mejores precios con la combinación horaria oportuna, reserva de hoteles, alquiler de coches o transfers.
Deja que yo me ocupe de esto y céntrate tú en lo importante, tus clientes.
# 3 Social Media
Las redes sociales son fundamentales hoy en día como estrategia de difusión para cualquier empresa, es importante estar en aquellas en las que se encuentra tu público objetivo, pero implica dedicarles un tiempo que muchos profesionales no tienen.
Un asistente virtual puede actualizarlas por ti, me convierto en la voz de tu empresa para aumentar la presencia en las redes sociales mientras tú puedes centrarte en otros asuntos más importantes.
# 4 Facturas y proveedores
Enviar presupuestos y facturas, así como reclamar su pago también supone un buen porcentaje de la jornada laboral de un freelance, pero ¿y si en lugar de a eso tu te dedicas a generar más contenido o a continuar con otros proyectos mientras yo reclamo esos pagos por ti? Seguro que al final del mes tendrás a más clientes satisfechos.
Con los proveedores pasa igual, puedo contactar con ellos en tu nombre y reclamar pedidos que necesites para seguir avanzando con tu negocio.
# 5 Gestión de páginas webs
Creación de páginas, secciones o etiquetas o gestión de comentarios, son algunas de las tareas más adecuadas para delegar en tu asistente virtual.
¿Escribes post de gran valor para tu blog? Seguro que sabes que casi tanto tiempo como en escribirlos se tarda en editarlos y maquetarlos, buscar una imagen adecuada, trabajar el SEO, compartir en redes sociales, deja que yo me ocupe mientras tu generas más contenido, será la fórmula perfecta para hacer crecer tu blog.
# 6 Búsqueda de datos en internet
En internet está todo, y precisamente esto, puede suponer un gran problema. El exceso de información dificulta a veces el acceso a la información adecuada y actualizada.
Si necesitas realizar búsqueda de datos en internet y no quieres perder tu tiempo en ello, indícame lo que estás buscando y seguro que puedo encontrar para ti la información más interesante.
# 7 Realización de informes
¿Necesitas hacer un reporte de datos? ¿un dossier de prensa? tu asistente virtual podrá realizarlo de la manera más profesional mientras tú no paralizas tu negocio.
Una manera muy eficaz de aumentar la productividad es utilizar las nuevas tecnologías para tomar notas en cualquier lugar donde nos encontremos, muchas veces en formato audio. Si necesitas transcribir estas notas tu asistente virtual podrá realizar este trabajo en mucho menos tiempo del que imaginas. ¿Sabes que incluso muchos escritores utilizan este método para escribir sus libros? Graba tus ideas y tu asistente virtual las plasmará en un papel.
¿Cuánto cuesta un Asistente Virtual?
Llegamos al punto clave al que seguro que le estarás dando vueltas desde que empezaste a leer este artículo: «vale, tiene buena pinta, pero ¿puedo permitirme trabajar con un asistente virtual?».
Cuando un proyecto o empresa adquiere cierto crecimiento es imposible que una sola persona lo abarque todo, además de tener en cuenta factores como el coste de oportunidad y aquello en lo que realmente somos buenos, es que es materialmente imposible que una persona sola realice todas las tareas que implica un negocio.
Pero dar el paso de contratar a alguien es un momento muy delicado y que requiere muchas cuentas, ya que las obligaciones que contraes al contratar pueden meterte en un serio apuro económico el día de mañana.
Trabajando con un asistente virtual conviertes en variable lo que habitualmente viene siendo un coste fijo, el de personal (al menos con el departamento administrativo).
Un asistente virtual solo factura por hora efectiva de trabajo mientras que cuando contratas a alguien para tu empresa tu asumes las vacaciones, los descansos, una posible baja, etc.
El coste para tu empresa de contratar a un administrativo a jornada completa rondará fácilmente los 2000 €.
A esta cantidad habría que sumarle los costes materiales de proveer a esa persona de un puesto de trabajo, equipo informático, material, instalaciones, suministros, etc.
Y también sería importante tener en cuenta el coste que supondría un supuesto despido si esta persona finalmente no encaja en la empresa o no te gusta su forma de trabajar. Total, una cantidad muy importante para cualquier empresa.
Por contra, a la hora de trabajar con un asistente virtual tenemos que tener en mente un concepto clave: un asistente virtual solo cobrará las horas efectivas de trabajo, por lo tanto, y según algunas investigaciones, el tiempo empleado por un asistente virtual para realizar las mismas tareas se calcula en la mitad.
Es decir, lo que un empleado tarda 160 horas en realizar (un mes a jornada completa), un asistente virtual lo realiza en 80.
Teniendo en cuenta estos cálculos, y según un precio medio de 20 €/hora, por 1.600 € podrás contar con un asistente virtual que dedicaría 80 horas a tu empresa y que supondrá una productividad del 100%.
Esto supone un ahorro de unos 400 € al mes con respecto a la opción de contratar a un empleado propio, cantidad nada desdeñable para cualquier empresa y que podrá invertirse en otros aspectos de tu negocio que necesiten ser reforzados o en acciones que te hagan aumentar los clientes.
Pero que no te asusten esos números porque probablemente tu proyecto o empresa no necesita tanta implicación por parte de tu asistente virtual.
Y otra de las ventajas es la mayor flexibilidad a la hora de trabajar con un asistente virtual ya que la gran mayoría, entre los que me incluyo, tienen disponibles bonos de horas más reducidos que pueden ser más que suficientes para delegar tareas puntuales o para empresas pequeñas que solo necesitan una implicación parcial del asistente virtual.
¿Te atreves a probar? no pierdes nada por intentarlo. Escríbeme y lo hablamos.
¿Has trabajando ya con un asistente virtual? cuéntame tu experiencia. ¿Crees que podrías adaptarte a esta forma de trabajar? seguro que si. Déjanos tu opinión en los comentarios y comparte en redes sociales, seguro que conoces a muchas personas a las que un asistente virtual les ayudaría con su proyecto.