¿Tienes uno de esos negocios en los que puedes pasar meses sin tener trabajo y, de repente, se agolpa todo en la misma semana? ¿En determinadas épocas del año tienes picos de trabajo? Dependiendo de qué tipo de empresa tengas, es posible que más de una vez te haya ocurrido algo así. En un momento dado, todos los clientes quieren que les atiendas y, además, como es lógico, todos quieren ser atendidos lo antes posible.
Si te ha ocurrido, probablemente coincidamos en que es un desastre que esto ocurra. Además, es una situación en la que el trabajo se puede volver tremendamente estresante. Muchas veces, ni siquiera sabes cómo vas a poder resolverlo todo a tiempo. Por eso, aprender a gestionar picos de trabajo es muy importante para que tu negocio pueda seguir funcionando sobre ruedas. Y, precisamente de eso, hablaremos en este artículo: veremos diferentes maneras en las que puedes prevenir esas situaciones de volumen de trabajo acumulado.
Conoce tu sector
Seguro que antes de empezar tu negocio te tomaste el tiempo de realizar un análisis del mercado y conocer el sector en la que ibas a comenzar a trabajar. Y es que conocer el sector en el que desarrollas tu actividad es fundamental para poder salir adelante en él. Pero, además, es una de las mejores maneras de prever cuándo tendrás que gestionar picos de trabajo.
Teniendo en cuenta lo que te ha ocurrido otros años, puedes estimar en qué momento del año ocurrirán los picos de actividad. Por ejemplo, si tienes una gestoría, seguramente serás consciente de que en la época de la declaración de la renta tendrás mucho más trabajo que durante el resto del año. Y si tuvieses un hotel, sería interesante que te preguntases en qué momento del año hay una mayor ocupación en tu zona.
De esta manera, conociendo el sector en el que trabajas y el mercado del que formas parte, podrás saber en qué épocas es más probable que todos los clientes quieran que los atiendas a la vez. Y este es el primer paso para poder gestionar correctamente los picos de actividad de tu trabajo.
Conoce a cada cliente
El segundo paso para poder prever los picos de trabajo es conocer a tus clientes. Y para ello no es necesario que tengas una gran memoria. Basta con que revises los datos de los pedidos que te han hecho anteriormente. Es posible que haya determinados clientes que siempre acuden a ti en el mismo momento del año para solicitar, aproximadamente, el mismo volumen de trabajo.
Si es así, después de realizar este análisis, para el que puede serte muy útil un asistente virtual, harás bien en prepararte para ese momento. ¿Tienes todo lo necesario listo y a mano para que, cuando llegue ese cliente y te haga el pedido, seas capaz de hacerle frente? Si conoces bien a tus clientes, podrás anticiparte a sus pasos y prepararte, para ponerte manos a la obra nada más recibir el pedido.
Prepárate con antelación
Siguiendo con el punto anterior, e independientemente de los hábitos de pedido que tengan tus clientes, es importante que te prepares con antelación. En los momentos en que el volumen de trabajo es más bajo, no te dejes llevar por las circunstancias y te quedes mirando al techo. En lugar de estar esperando a que llegue el pico, anticípate a él. Prepara todo lo que sea necesario para poder dar el mejor servicio cuando llegue el volumen de actividad.
Por poner un ejemplo sencillo: imagina que sabes que de 3 a 4 de la tarde llega la mayor parte de los clientes a tu negocio. Sabes que tienes que tener preparados unos papeles antes de que empiecen a llegar, para evitar perder el tiempo en ese momento. Sin embargo, como es la 1, en lugar de comenzar a prepararlo todo, estás esperando que sean las 3 y disfrutando del tiempo libre mientras tanto.
¿No crees que sería más inteligente prepararte con anticipación? Así, cuando los clientes lleguen y exijan rapidez, no tendrás que perder el tiempo y estresarte haciendo algo que podías haber hecho antes tranquilamente.
Promueve la cita previa
Si tienes un negocio como una gestoría, un despacho de abogados, u otro tipo de servicio en el que tienes la opción de ofrecer cita previa, hazlo. Promover que tus clientes tengan que pedir cita antes de acudir a tu oficina, evitará que lleguen todos a la vez y la situación se descontrole.
Así, podrás organizarte mejor e, incluso, preparar con antelación los aspectos que son necesarios para atender a ese cliente en particular. Por lo tanto, no solamente estarás menos estresado; sino que, además, ofrecerás un mejor servicio.
Contrata a personal estacional
Si en el momento en que llega todo el trabajo no das a basto, tanto si tienes empleados como si no, es posible que necesites contratar personal extra de manera temporal.
Recuerda que no es necesario que tengas en plantilla a una persona durante todo el año si solamente la necesitas durante uno o dos meses. Para ello existen maneras y contratos adecuados para el trabajo temporal.
Pide ayuda a un asistente virtual
Sin duda, la ayuda de un asistente virtual puede ser crucial para gestionar picos de trabajo. Antes de que llegue el pico de actividad, puede ayudarte a prepararte para él; y en el momento más estresante, cuando aparecen todos los pedidos, un asistente puede ayudarte a gestionar los asuntos de tu empresa.
De esa manera, mientras tú te encuentras ocupado resolviendo los asuntos referentes al pico de trabajo, el asistente podrá ayudarte a seguir manteniendo a flote otros aspectos de tu negocio que también son muy importantes. Por ejemplo, la elaboración de facturas, la gestión de los correos electrónicos o la búsqueda de proveedores.
Como has podido ver, son muchas las formas en las que puedes prepararte para gestionar picos de trabajo. Si tienes un negocio con ciclos de actividad, lo mejor que puedes hacer es estar preparado para cuando lleguen esos picos. Sin duda, seguir estos seis consejos te puede ayudar en gran medida a estar listo en ese momento, y seguir teniendo éxito en tu negocio.