Mantener el orden en tu zona de trabajo te ayuda a trabajar mejor. Habrá algunos que digan, “pues a mi me funciona mejor tener todo hecho un desastre”, y yo, por prudencia, diré que habrá casos excepcionales, pero en general, una zona o mesa de trabajo ordenada suele ayudar a estar concentrado y a realizar tu trabajo de manera ordenada, efectiva y eficiente.
Estoy seguro de que todos hemos entrado en despachos que más bien parecían un campo de batalla o un trastero más que el lugar de trabajo de una persona. Yo recuerdo perfectamente uno, era el despacho del administrador de un colegio pero más bien parecía el laboratorio del doctor Bacterio. Había pilas de papeles por todos lados, libros abiertos incluso en el suelo, papeles con anotaciones encima de cada una de las estanterías, post-its alrededor de la pantalla del ordenador que a veces incluso la tapaban. Cada vez que entrabas allí pensabas “¿Pero como este hombre puede encontrar nada aquí?”, y la respuesta era evidente, la mayoría de las veces no podía. Acudías al despacho para solucionar cualquier gestión y difícilmente salías con una solución ya que el papel que necesitaba consultar o donde había anotado la solución al problema que le habías comentado anteriormente nunca aparecía en ese momento. Normal. Aquello parecía el trastero de alguien que se ha dedicado a acumular papeles durante años.
Salvando algunas raras excepciones de genios que se encuentran cómodos en este tipo de caos, lo ideal si quieres mejorar tu productividad es que mantengas un mínimo de orden en tu zona de trabajo. Es cierto que una zona de trabajo puede ser muy diferente de otra, no es lo mismo un pequeño cubículo, que disponer de tu propio despacho con amplias estanterías y archivadores, o una simple mesa dentro de una habitación compartida por varios compañeros. También es cierto que dependiendo del tipo de trabajo que realices tendrás unas necesidades u otras, pero en general, hay varios conceptos básicos que todos podemos aplicar en nuestra zona de trabajo y que ayudarán a cualquiera a desarrollar mejor su trabajo sea cual sea.
#1 Empieza a limpiar ya.
No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Si en este mismo instante no puedes empezar, reserva un rato (con una hora valdrá) el viernes antes de irte a casa. Tómatelo como una tarea obligatoria que debes cumplir y cuando empieces no tengas piedad, tira o recicla todo aquello que no te sirva. No tengas miedo.
#2 Distingue dos zonas en tu mesa
Soy consciente de que esto no siempre será posible por lo que he mencionado anteriormente, el espacio del que dispongas, pero aunque solo tengas una mesa, crea dos zonas, una despejada y preparada para realizar el trabajo y otra con el resto de cosas necesarias que debes tener cerca. En la primera zona debes tener lo mínimo, un cuaderno y algunos bolígrafos o las herramientas de escritura que suelas utilizar y en la segunda zona podrás tener el teléfono, la impresora (si la tienes en tu mesa), la agenda, etc…
Para esto lo ideal sería poder contar con una mexa auxiliar o un mesa en L, pero lo dicho, esto no siempre es posible.
#3 Ten a mano sólo las cosas que usas todos los días
Pues eso, deberás hacer una selección de las cosas que utilizas absolutamente todos los días, bolígrafos, agenda, teléfono…y dejarlas siempre a mano de manera que puedas cogerlas sin esfuerzo. El resto de cosas que sólo usas puntualmente guárdalas en cajones o cajas, siempre podrás acudir allí cuando las necesites pero no estarán molestando en medio de las cosas que si que utilizas frecuentemente.
#4 Deja tu movil personal en una esquina.
Muchas veces lo primero que hacemos al sentarnos en nuestra zona de trabajo es colocar nuestro movil bien visible con la pantalla apuntando hacia nosotros. De esta manera el móvil será una fuente constante de distracciones porque seguramente no parará de iluminarse, recibir notificaciones de redes sociales, sms de publicidad, etc. Deja tu móvil personal en una esquina de tu mesa de manera que si te hace falta puedas acudir a él pero que no se convierta en una fuente de interrupciones, si puedes, incluso deberías apagar las notificaciones.
#5 Vuelve a lo básico
A veces perdemos la cabeza por utilizar la última tecnología, la última plataforma que ha salido o múltiples herramientas de supuesta productividad que lo único que hacen es restarnos productividad porque pasamos más tiempo gestionándolas que realizando nuestras tareas. Recupera la sana tradición de tener un bloc de notas encima de la mesa con un par de bolígrafos de diferentes colores. Acciones como hacer anotaciones a mano, garabatear o subrayar palabras que hemos apuntado nos ayudarán a centrarnos y comprender mejor las tareas. Nuestra mente funciona así. Los post-it también nos pueden ayudar mucho ya que nos hacen ser concretos por la limitación de espacio y llaman nuestra atención por ser de colores llamativos.
#6 Crea una Bandeja de Entrada
Igual que dispones de una bandeja de entrada en tu correo electrónico, dispón una física en tu mesa de trabajo. Aunque en los tiempo que corren en casi todas las oficinas se intenta reducir el papel, aun trabajamos con muchos documentos escritos. Disponer de una bandeja de entrada hará que estos documentos se encuentren siempre controlados y en orden en lugar de esparcidos por toda la mesa, que luego serán más difícil de encontrar. De esta forma tendrás controlados los documentos. Cuando finalice tu jornada, o conforme los vayas utilizando deberás decidir que hacer con ellos, archivar aquellos que sean necesarios posteriormente (de manera física o escanearlos para tenerlos en soporte digital) o destruir y reciclar aquellos que ya no sean necesarios.
#7 Vigila la ergonomía
¿Ergono..qué? Ergonomía, según la Asociación Internacional de Ergonomía, podemos definirla como el conjunto de conocimientos científicos aplicados para que el trabajo, los sistemas, productos y ambientes se adapten a las capacidades y limitaciones físicas y mentales de la persona. (Ergonomía en wikipedia).
A efectos prácticos puedes centrarte en los siguiente: Coloca el monitor del ordenador a una distancia y altura adecuados para no tener que forzar tu postura; Sientate de manera correcta, nada de piernas cruzadas ni apoyadas sobre las ruedas de tu silla, lo ideal es colocar las piernas en L; y hablando de la silla, Invierte en una buena silla de trabajo, vas a pasar muchas horas sentado en ella, conozco a gente que se ha comprado su propia silla si la empresa no le proporcionaba una adecuada.
#8 Utiliza cajas de almacenaje
Si no dispones de espacio donde guardar tus cosas, cajones o armarios, siempre puedes recurrir a utilizar pequeñas cajas y agrupar tus cosas, por ejemplo, en una pequeña caja puedes tener los sellos, tampones, fechadores, etc, en otra podrás tener recambios de las herramientas, como grapas, bolígrafos de repuesto, cajas de clips, etc.
Puedes utilizar cajas recicladas para estos fines (de zapatos, de madera…) pero si lo prefieres, también puedes encontrar multitud de cajas en cualquier establecimiento como por ejemplo aquí.
#9 Vigila las condiciones ambientales
La ventilación, temperatura y luz de tu zona de trabajo son fundamentales. Vuelvo a puntualizar que no siempre será posible y que dependerá mucho de tu zona de trabajo, pero deberías prestar un mínimo de atención a que tu zona de trabajo se encuentre ventilada, con una temperatura óptima y buenas condiciones de luz, si no dispones de luz natural deberás encontrar una luz artificial suficiente y adecuada para no dañar tu vista.
#10 Ordena tu mesa justo antes de irte
Cuando finalices tu jornada, justo antes de salir por la puerta deberías ordenar, limpiar y despejar tu mesa de cosas que no vas a necesitar mañana. De esta manera, cuando vuelvas a tu zona de trabajo te encontrarás una mesa ordenada y despejada, lo cual siempre será más agradable que encontrarte una mesa llena de pilas de papeles o cosas esparcidas por todos sitios.
Se que el tema del orden es algo que muchas personas tienen muy arraigado y otras en cambio no, pero en ambientes laborales deberías esforzarte un poco y mantener ordenada tu zona de trabajo ya que esto te ayudará a mejorar tu rendimiento. Además, darás una mejor imagen ante tus compañeros, jefes o clientes que te visiten, ya que mostrarás un perfil de profesional ordenado y eficiente. Con los consejos señalados anteriormente notarás un avance increíble y te sentirás más agusto en tu zona de trabajo. No cuesta tanto, inténtalo y verás como vas a trabajar mucho más motivado.
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