¿Cuántas veces te has puesto una meta de productividad y no has logrado cumplirla, porque no paraban de aparecer imprevistos?
Las urgencias llegan cuando menos las esperas y son uno de los grandes enemigos de la productividad a largo plazo.
Establecer prioridades es la clave para poder gestionar mejor tu tiempo y alcanzar los objetivos que te has marcado, tanto en tu negocio como en tu vida personal.
Pero, ¿cómo puedes gestionar mejor el tiempo? ¿Existe alguna fórmula?
La matriz de Eisenhower es una herramienta muy útil para priorizar tareas y mejorar el uso del tiempo. También se conoce como caja de Eisenhower y, en este artículo, te voy a hablar de todo lo que puede hacer por ti.
¿Preparados? ¿Listos? ¡Vamos allá!
¿Qué es la matriz de Eisenhower y para qué sirve?
Cuando te sobrecargas de tareas es normal que te sientas agobiado.
Pasan los días y cada vez hay más llamadas pendientes, correos sin leer que se van acumulando en la bandeja de entrada, trabajos cuya fecha límite se acerca vertiginosamente…
Todo esto te puede agobiar y frustrar muchísimo. Y, en realidad, cuantas más tareas se agolpan en la lista de pendientes, menos sabes por dónde empezar.
Esa duda de “por dónde empiezo” te instala de forma perpetua en la parálisis por análisis. El punto menos productivo en el que puedes vivir, y del que cada vez te costará más salir.
Si te pasa como a muchos emprendedores y acabo de describir tu día a día, la matriz de Eisenhower puede ser de mucha ayuda para ti.
Cuando no tienes un método de gestión de tiempo que te ayude a priorizar tareas, todo lo que llega a tus manos parece ser ineludible. Sin embargo, no es así.
Dwight Eisenhower fue el 34º presidente de Estados Unidos. Durante su gobierno, tuvo que hacer frente a las tensiones de la Guerra Fría, la guerra de Corea y crear el Sistema Interestatal de Autopistas.
Gracias a su cuadrante para priorizar tareas, pudo gestionar todo esto de forma exitosa, estableciendo prioridades.
La matriz de Eisenhower te ayuda a distinguir tus tareas importantes y urgentes de aquellas que solo son urgentes, solo son importantes o no son ninguna de las dos cosas.
De esta manera, te resulta mucho más fácil priorizar y saber por dónde debes empezar a trabajar. Puedes gestionar de forma ordenada tu tiempo y no te agobias ni sientes esa frustración.
¿Cómo funciona la matriz del tiempo de Eisenhower?
La caja de Eisenhower es una herramienta sencilla, pero muy efectiva, que te ayuda a priorizar tus tareas.
Uno de los mayores problemas de productividad que existen es que tendemos a priorizar tareas que no son importantes sobre otras que sí lo son. Pero, gracias al sistema que propone esta matriz, esto no te volverá a pasar.
El primer paso para crear una caja de Eisenhower es dibujar un cuadrado dividido en cuatro cuadrantes. Los ejes del centro corresponden con el nivel de urgencia y de importancia.
Cada cuadrante establece el nivel de prioridad de las tareas que encajen con los requisitos del cuadrante.
- El cuadrante superior izquierdo. En él, coloca las tareas que son “importantes” y “urgentes”. Estas tareas tienen el orden de prioridad 1. Estas son las que hay que HACER AHORA.
- El cuadrante superior derecho. Aquí debes colocar las tareas que son “importantes”, pero “no urgentes”. Son tareas que no tienen fecha límite o cuya fecha límite no es próxima; pero que, igualmente, son importantes para el desarrollo de tu negocio. Estas las debes PROGRAMAR. Es decir, buscar un hueco en tu agenda para saber cuándo las harás.
- El cuadrante inferior izquierdo. Aquí colocarás las tareas que son “no importantes”, pero “urgentes”. Son tareas, generalmente rutinarias, que no son muy importantes para el desarrollo de tu negocio, pero que sí tienen un carácter de urgencia. Estas las debes DELEGAR.
- El cuadrante inferior derecho estará dedicado a las tareas “no importantes” y “no urgentes”. Estas son las tareas que no tienes por qué hacer y que puedes ELIMINAR directamente de tu cabeza y de tu lista.
Con la ayuda de esta matriz, y estableciendo correctamente en qué cuadrante va cada tarea, podrás salir de una vez por todas de esa improductividad analítica.
Ejemplos de tareas de cada cuadrante:
- Importante y Urgente: el trabajo que tienes que entregar hoy, una cita con un cliente,…
- Importante y No Urgente: hacer ejercicio, leer un libro relevante para tu negocio,…
- No Importante y Urgente: aprobar comentarios, responder determinados emails, compartir artículos, agendar entrevistas,…
- No Importante y No Urgente: ordenar alfabéticamente los libros de tu librería, afilar todos tus lápices, entrar en tus redes sociales a hacer scroll hasta el infinito,…
Una pregunta muy frecuente es cómo distinguir lo importante de lo urgente. Y la respuesta es muy sencilla:
- Las cosas importantes tienen relevancia a largo plazo en tu negocio, te acercan a tus objetivos.
- Las urgentes son tareas que no se pueden evitar y que hay que hacer inmediatamente.
¿En quién puedo delegar las tareas del tercer cuadrante?
Muchos emprendedores que se encuentran con la matriz de Eisenhower llegan a la misma conclusión:
Sí, la matriz está muy bien.
Pero, yo no tengo empleados, ni nadie en quien pueda delegar esas tareas del cuadrante tres.
Al final, siempre me pasa lo mismo: aunque siga el orden de prioridades, finalmente tengo que terminar mi jornada súper tarde, por hacer todas esas tareas que debería delegar.
¿Has pensado tú también eso mientras estabas leyendo el artículo?
Si trabajas solo, o acompañado pero sin alguien a quien encargar tus tareas de prioridad 3, puede parecer difícil delegar.
Por eso, es importante que sepas que existe una manera sencilla y práctica de delegar. Y esa manera es contratando a un asistente virtual.
En AdministracionVirtual.es podrás encontrar mucha información sobre qué es un asistente virtual y qué puede hacer por ti. Dale un giro de 180º grados a tu productividad y contrata a un asistente virtual para empezar a aplicar la matriz de Eisenhower, delegando tus tareas en alguien profesional.