Mejorar nuestra productividad debería ser una prioridad para cualquier freelance. Todos los que somos emprendedores y gestionamos nuestro negocio basándonos en internet sabemos las grandes posiblidades que se nos han abierto desde su creación y más concretamente desde que el acceso a internet es posible para la inmensa mayoría de nosotros.
Pero también debemos ser conscientes de que el acceso a tanta información muy a menudo nos puede hacer perder mucho tiempo debido a los ladrones del tiempo. Por eso es tan importante que los identifiquemos y los combatamos, porque si no, nuestra productividad caerá por los suelos, y para los que somos freelance o pertenecemos a una pequeña empresa esto es desastroso, ya que si un trabajo no lo hacemos nosotros no lo hará nadie, y esto, al final, repercutirá negativamente en el devenir de nuestra empresa.
Cuando hablamos del tiempo debemos distinguir entre dos dimensiones, la interna y la externa. La dimensión interna del tiempo, que es en la que nos centraremos en este post, está marcada por nuestra percepción del tiempo y por nuestra gestión del tiempo. Mientras que al mencionar la dimensión externa del tiempo nos referimos a imposiciones que recibimos desde fuera de nosotros mismos, plazos, calendarios, etc…
Como hemos dicho, vamos a analizar más detenidamente la dimensión interna del tiempo.
¿Cómo gestionar adecuadamente nuestro tiempo?
En primer lugar debemos decir una obviedad, y es que gestionar adecuadamente el tiempo es fundamental para nuestra productividad, para ello los primero que tendremos que hacer es identificar qué hacemos; en segundo lugar deberemos analizar cómo lo hacemos, bien o mal y cuáles deben ser corregidas; lo tercero que deberemos identificar será para qué queremos actuar en cuanto a la gestión de nuestro tiempo; en cuarto lugar debemos determinar cómo actuaremos, aplicaciones o recursos que utilizaremos; y por último debemos determinar cuándo actuaremos, un plazo en el que aplicaremos todo lo analizado anteriormente para mejorar nuestra gestión del tiempo.
¿Cómo planificar nuestras tareas?
Hay muchas posibles clasificaciones para las tareas de nuestro día a día, pero la que más nos gusta a nosotros es aquella que distingue entre tareas importantes y tareas urgentes.
Tareas importantes son aquellas que nos hacen cumplir nuestros objetivos y las tareas urgentes son aquellas que requieren que las realicemos lo antes posible.
Obviamente, dentro de esta clasificación podemos definir valores para las dos clasificaciones, importancia alta o baja y urgencia alta o baja. Combinando estas posibilidades podríamos obtener una matriz como la siguiente, en la cual reflejamos también cómo debemos actuar respecto a cada una de ellas:
| IMPORTANCIA ALTA | IMPORTANCIA BAJA | |
| URGENCIA ALTA | Requiere acción inmediata | Se puede/debe delegar |
| URGENCIA BAJA | Requiere planificación | Desechar |
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Pautas para disminuir las interrupciones
No hace falta que definamos lo que son las interrupciones. Como bien sabes las interrupciones son muy perjudiciales para nuestra productividad ya que:
- Afectan a nuestro ritmo de trabajo
- Disminuyen nuestra concentración, la cual se estima que tardamos 10 minutos en recuperar.
- Debido a lo anterior, nos hacen más torpes y lentos.
- Nos alejan de la consecución de nuestros objetivos.
- Y hacen disminuir nuestra motivación, nuestra creatividad y nuestro buen humor, y por lo tanto son fuentes de estrés y ansiedad.
Es importante que seamos conscientes de que es prácticamente imposible eliminar al 100% las interrupciones, pero nuestro objetivo debe ser minimizarlas lo máximo posible.
Para ellos deberemos identificar nuestros ladrones del tiempo, como por ejemplo el email, el movil o las redes sociales. Los ladrones del tiempo son un concepto muy interesante que abordaremos ampliamente en futuros posts.
Una vez más, para ayudarnos a minimizar las interrupciones lo primero que debemos hacer será identificarlas y calcular la frecuencia con la que se producen y el impacto que generan, para ello podemos usar otra matriz como la siguiente y actuar como se indica:
| MUY A MENUDO | A MENUDO | POCAS VECES | |
| IMPACTO ALTO | actuar | actuar | planificar |
| IMPACTO MEDIO | actuar | planificar | planificar |
| IMPACTO BAJO | planificar | analizar | analizar |
5 tips para combatir las interrupciones y mejorar la productividad
- Prescindir de las notificaciones. Desactivar los avisos cuando nos entra un nuevo email por ejemplo. Es mucho más efectivo planificar una estrategia de revisión y comprobar nuestra bandeja de entrada una, dos o tres veces al día según necesitemos y no siempre que nos llegue un correo.
- Evitar la navegación inconsciente. Para ellos debemos tener claro cual es nuestro objetivo al navegar por una web. A todos nos ha pasado que estamos buscando alguna información que nos interesa, vemos algún enlace que nos llama la atención, pinchamos en una foto, esta nos lleva a otro sitio, de aquí pasamos a otro y cuando ha pasado un tiempo estamos muy lejos de lo que inicialmente buscábamos.
- En los navegadores debemos tener abiertas solo las pestañas imprescindibles para la tarea que estamos haciendo, así evitaremos distracciones y tentaciones.
- Si es posible (somos conscientes de que no siempre se puede) desconectar el movil, o al menos parte de él (whatsapp, redes sociales, o la conectividad) para evitar interrupciones y poder centrarnos en la tarea que estamos realizando.
- En cuanto a las redes sociales, debemos identificar cuáles son realmente importantes para nuestro proyecto y centrarnos en ellas, evitando perder el tiempo en otras o en perfiles personales.
Si quieres ampliar estos y otros conceptos que te ayudarán a mejorar tu productividad suscríbete a nuestra newsletter y además de mantenerte informado de nuestros post podrás acceder a nuestro ebook «Mejora tu productividad» donde abordamos también conceptos muy interesantes como el coste de oportunidad, cómo evitar la procrastinación o cómo hacer más productivas tus reuniones, así como algunas herramientas que te ayudarán a mejorar tu productividad y harán que tu proyecto salga adelante.
Crees que hay algún concepto importante para la productividad que no hemos nombrado, déjanos tu comentario al final del post y estaremos encantados de hablar contigo. Y por supuesto, nos ayudas mucho si compartes este post en redes sociales y también ayudas a tus contactos a ser más productivos.
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