¿Cuántas veces has quedado con un cliente para tener una reunión con él, sea virtual o física, y has salido de ella pensando: podía haber sido mucho mejor?
Tranquilo. A todos nos ha pasado.
Pero la clave reside en seguir mejorando, hasta lograr reuniones de las que nos podamos sentir realmente satisfechos.
No queremos perder el tiempo y tampoco queremos que nuestros clientes lo hagan por nuestra culpa. Por eso, la improvisación no tiene cabida en las reuniones con los clientes.
En este artículo, te hablo de algunos malos hábitos que (casi) todos hemos cometido en nuestras reuniones virtuales con clientes y a los que podemos poner remedio fácilmente.
¿Estás preparado? Toma asiento y presta atención, porque arrancamos.
Errores que cometemos en las reuniones virtuales con clientes
Desde antes de la pandemia, las reuniones virtuales ya eran el pan de cada día para muchos profesionales. En mi caso, como asistente virtual, son muy frecuentes este tipo de reuniones para ajustar el plan de vuelo.
Sin embargo, el confinamiento trajo a las vidas de muchos este tipo de reuniones, que nunca antes habían tenido que afrontar.
Las reuniones virtuales con clientes tienen muchas ventajas, pero también pueden estar perdiendo efectividad por ciertos malos hábitos que es posible que tengas.
A continuación, te muestro una lista de esos errores que puedes estar cometiendo en tus reuniones virtuales con clientes y que las pueden estar arruinando.
1. La cámara
Si vas a tener una reunión por Zoom (o por cualquier otro medio virtual) con un cliente, enciende la cámara.
No hay nada peor que prepararte para una reunión con el proveedor de uno de tus servicios y encontrarte con que tiene su cámara apagada. Hace que te preguntes cosas como: ¿qué esconde?
Además, asegúrate de que tu cliente también tiene la cámara encendida. Si te resulta violento decirle “enciende la cámara” puedes optar por algo más sutil, como por ejemplo “no te veo. ¿Necesitas ayuda para encender la cámara?”
La comunicación no verbal es muy importante cuando tienes una reunión con un cliente. Con la cámara encendida, podrás transmitirle mucho más con tus gestos, y podrás ver sus expresiones.
2. La preparación
Un error muy frecuente en las reuniones con clientes es la falta de preparación. Y esto no solamente ocurre en las reuniones virtuales, sino de manera general en todo tipo de reuniones.
Si no te preparas bien, estás leyendo tu bosquejo todo el rato o titubeas al hablar mientras le haces una presentación a un cliente, no generarás esa confianza que ellos necesitan tener en ti.
3. La puntualidad
La impuntualidad, como la falta de preparación, es un mal que no ha llegado con las reuniones por Zoom. Ya existía y es como una lacra.
Si vas a tener una reunión virtual con un cliente, debes estar listo y conectado entre cinco y diez minutos antes de la hora a la que habéis quedado. No hay nada que dé peor imagen que la impuntualidad.
Y esta no solamente se refiere a la hora en que empieza la reunión, sino también a la hora en que termina.
Si tu cliente ha apartado 1 hora para la reunión, debido a la charla poco trascendental o inesperada, puede extenderse hasta 1 hora y diez minutos, pero no más.
No hay nada más exasperante que estar a disgusto y mirando el reloj para ver cuánto le queda a una reunión para terminar.
4. El fondo
Si estás en tu casa y no tienes una oficina habilitada, procura que el fondo que se va a ver durante la videollamada no distraiga.
Trabajar en tu casa es normal en estos tiempos.
Pero tener como fondo a tus hijos correteando, la tele encendida, tu pareja caminando en ropa de andar por casa o el salón desordenado, no dará una imagen profesional.
5. El aspecto
Al tener una reunión virtual con tus clientes también debes cuidar tu aspecto. Recuerda que, aunque estés en tu casa, no debes tener la misma ropa con la que estarías viendo la tele tirado en el sofá.
Estás en medio de una reunión de trabajo y tu aspecto –tu ropa y tu arreglo personal- deben reflejar que estás trabajando y no en la cama, viendo Bob Esponja con tus hijos.
6. El escritorio del PC
Si vas a tener una reunión por videollamada, se entiende que la estancia donde estás debe estar ordenada. Lo mismo ocurre con tu ordenador.
Si vas a compartir la pantalla, asegúrate de no tener abiertos programas o webs que no necesitas durante la reunión. Y, por lo que más quieras, no tengas el escritorio del PC atiborrado de archivos.
Cómo tener reuniones más efectivas con tus clientes
Ya te he hablado de algunos de los errores más frecuentes que solemos cometer cuando tenemos reuniones virtuales con nuestros clientes. Pero, ¿cómo podemos tener reuniones más efectivas?
Sigue los siguientes tips:
- Define la agenda que se va a tratar durante la reunión. No es necesario que la compartas con tu cliente, pero ten claros los puntos que hay que tratar y de cuánto tiempo dispones para cada uno de ellos.
- Prepárate bien. Si necesitas ensayar la reunión como si la estuvieses teniendo de verdad con tu cliente las primeras veces, hazlo. Esto te dará seguridad y hará que titubees menos y que tus reuniones sean más efectivas.
- Toma notas o graba la reunión. De esta manera, si tu cliente dice algo importante o responde a alguna de tus preguntas, no tendrás que molestarlo en otro momento para que te vuelva a dar las mismas explicaciones otra vez.
Siguiendo estos tips, estoy seguro de que podrás tener reuniones mucho más efectivas con tus clientes.
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