El tiempo es uno de los grandes tesoros de la vida y también de la excelencia profesional. Sin embargo, en tu rutina cotidiana convives con constantes ladrones de tiempo, es decir, puntos muertos que producen una pausa en tu concentración y alteran el ritmo deseado de trabajo. Un sistema que puede ayudarte a organizar tu agenda, para conseguir tus objetivos inmediatos es el time blocking.
Cómo gestionar el tiempo con el time blocking
Se trata de una forma de estructurar el tiempo en bloques temáticos diferenciados. De este modo, sabes de antemano qué tienes que hacer en cada hora de trabajo. Pero además, estos bloques temáticos te permiten estructurar tareas con un hilo conductor y sin las constantes interrupciones de saltar de una acción a otra totalmente diferente.
Pero, además, lo más valioso de esta técnica es que convierte la sencillez en un pilar fundamental para que seas dueño de tu tiempo y lo gestiones con eficacia. Pensando no solo en tu excelencia profesional, sino también en tu bienestar. Con solo utilizar un bolígrafo y papel puedes crear un calendario personal de actividades (aunque yo soy más de Google Calendar, lo reconozco).
Es evidente que la rutina profesional no es inamovible. A veces, se producen circunstancias que te obligan a reorganizar tu agenda en el último momento. Lo mejor de este método es que puedes adaptar los bloques como quieras, a partir de tus necesidades presentes. Este calendario de tareas es práctico cuando asumes tu compromiso de concentrarte en la tarea que te corresponde en cada momento, es decir, cuando vives presente en el ahora.
Esta programación del tiempo no significa descuidar la importancia del descanso. De hecho, es fundamental respetar estos periodos de tiempo libre, marcando, incluso, distancia de la tecnología, para desconectar mentalmente de los asuntos profesionales y recargar energía física y mental. ¡Cuida tu cuerpo y mente!
Una de las principales ventajas de organizar este calendario de tareas es que te permite tener un plan de acción diario y evitar la pérdida de tiempo habitual que, con frecuencia, se produce cuando te pones excusas que te llevan a posponer tareas que se convierten en urgentes, por no haberlas hecho en el momento oportuno.
Este es, precisamente, uno de los puntos más importantes del time blocking. Es decir, con esta programación del tiempo centrada en una organización realista, nunca tendrás que realizar tareas en el último plazo de tiempo, a excepción de posibles imprevistos de última hora. Y esto mejora tu excelencia profesional, al reducir el estrés del trabajo bajo presión.
Además, para organizar tu agenda con estos bloques temáticos de tareas, también es recomendable que compenses actividades que requieren un mayor nivel de esfuerzo y concentración, con otras que son más dinámicas y sencillas de ejecutar. Por ejemplo, si, durante dos horas, vas a escribir un artículo para tu blog; después, añade una actividad sencilla, como, por ejemplo, leer el correo electrónico.
Además, para estructurar tus tiempos de trabajo en tareas operativas, es importante que no analices únicamente el tiempo en sí mismo, sino que también lo hagas con el espacio objetivo que necesitas para llevar a cabo una acción con eficacia. Es decir, concreta cuánto tiempo necesitas para realizar cada tarea. De lo contrario, si programas tu tiempo con poco realismo, puedes experimentar el estrés y la frustración de haberte marcado un ritmo imposible de cumplir.
El time blocking es eficaz porque te permite visualizar tu plan semanal, es decir, anticiparte a cuál va a ser tu rutina del día siguiente es una forma de prepararte mentalmente para el trabajo diario. Como emprendedor, convives con constantes responsabilidades, que, a veces, pueden producir una sensación de caos en tu mente. Con esta sencilla técnica puedes incrementar tu control sobre el tiempo en lugar de sentirte desbordado.
O también puedes compensar la balanza del esfuerzo uniendo tareas de forma alternativa y escuchando tus propios gustos y prioridades. Por ejemplo, si tienes una tarea que te resulta tediosa, intenta hacerla justo después de una que te encanta y antes de otra con la que también disfrutas.
De este modo, esta perspectiva de visualizar mentalmente aquello que va antes y después te permite cambiar la perspectiva. Es una sencilla forma de motivación interna. Te recomiendo reservar para el horario de mañana aquellas tareas que tienen un mayor orden de importancia, ya que es en este periodo cuando tu concentración es más alta.
Con este plan de acción puedes ganar tiempo, ya que nadie, como tú mismo, conoce las exigencias de tu trabajo, las tareas principales y secundarias. Y este conocimiento es básico para que podamos cumplir con nuestros compromisos profesionales y analicemos previamente los puntos débiles de la gestión del tiempo que hemos practicado hasta el momento.
Por tanto, este calendario de tareas te permite posicionarte en el contexto temporal en el que estás con el sencillo gesto de echar un vistazo al documento con los bloques temáticos.
Estoy casi seguro de que esta no será la última vez que hable sobre el time blocking ¿qué te parece, te interesa? Cuéntame tu experiencia si has intentado implementarlo o si lo usas normalmente, seguro que podemos aprender mucho de tu experiencia. Y si te ha gustado, pues ya sabes que me ayudas mucho si compartes este post en tus redes sociales.