Hay una gran cantidad de herramientas que podemos utilizar para ser más productivos. Sin embargo, si no sabemos los trucos que nos ayudan a sacarles mayor provecho, en ocasiones desaprovechamos gran parte de sus posibilidades.
El calendario de Google es una de estas herramientas. Por eso, en este artículo vamos a ver algunos trucos de Google Calendar que te pueden ayudar a sacarle el mayor partido posible a esta app.
Las ventajas de Google Calendar
Son muchas las ventajas que tiene utilizar Google Calendar en tu vida. Estas son algunas de las más llamativas:
- Te permite sincronizar tu calendario en diferentes dispositivos de IOS, Android y también en tu PC.
- Te permite sincronizar y compartir tus calendarios con otras personas, haciendo más fácil la tarea de compartir eventos con ellas, o crear eventos en común.
- Puedes sincronizar la aplicación de Google Calendar con otras aplicaciones de Google que te pueden resultar muy útiles, como por ejemplo Google Maps.
Todo esto hace que Google Calendar sea mucho más que un calendario en el que anotar tus citas. Se ha convertido en una agenda completa, en la que puedes saber de un solo vistazo todo lo que necesitas hacer, tanto en materia personal como laboral.
Veamos, a continuación, cuáles son los trucos de Google Calendar que te has estado perdiendo y te pueden resultar de gran ayuda.
Marcar objetivos
El primer truco de Google Calendar que veremos te ayudará a mejorar en el área de tu vida que te propongas. Se trata de algo que incorporó Google Calendar hace relativamente poco tiempo, en comparación con el tiempo que lleva disponible la aplicación: la opción de programar objetivos.
Google sabe que de vez en cuando necesitamos un empujón extra para llevar a cabo nuestras metas. Por eso, ahora, haciendo clic en el icono “+” que aparece en el lado inferior derecho del calendario podrás añadir tus objetivos.
Ya sea que quieras hacer deporte 3 veces por semana o que quieras realizar salidas con tu familia, Google te ayudará a conseguirlo y te alertará cuando note que no estás cumpliendo con tu meta. Además, en el caso del ejercicio, tienes la ventaja de poder sincronizar Google Calendar con Google Fit.
Organizar las tareas por colores
No cabe duda de que, muchas veces, nos resulta más fácil distinguir los diferentes temas cuando tienen distintos colores. Por eso, Google Calendar te ofrece la posibilidad de asignar un color distinto a cada tarea, recordatorio u objetivo.
Para cambiar el color, simplemente haz clic dos veces sobre una tarea y modifica el apartado del color. Esto te puede resultar muy útil para diferenciar bloques de tareas.
Por ejemplo: puedes utilizar el azul para las llamadas telefónicas y emails que tienes que mandar, el rosado para las reuniones que tienes con otras personas y el verde para los eventos de trabajo.
Habilitar el horario laboral
Esta opción es especialmente útil cuando has dado acceso a otros a tu calendario para que sepan qué tareas tienes y puedan programar reuniones y objetivos contigo. Si es así, facilitarles la información de cuál es tu horario de trabajo y dónde estarás en ese momento, les ayudará enormemente.
En la versión web, puedes acudir a los Ajustes de Calendar para establecer tu horario laboral. Podrás decirle a Google qué días trabajas, en qué horario y dónde. De esa manera, cuando alguien quiera establecer una reunión contigo, sabrá en qué horario debe programarla y dónde te encontrarás durante tus horas de trabajo.
Encontrar el hueco para una reunión
¿Tienes que establecer la fecha y la hora para una reunión con otras personas? Si tienes acceso a sus calendarios, no será necesario que te pongas a comparar los diferentes días para ver qué horas tenéis todos disponibles.
En ese caso, simplemente al crear el evento y añadir a las personas con quienes lo tendrás, haz clic en “más opciones” y, en el apartado correspondiente a la fecha y la hora, selecciona “Encontrar un hueco”.
Esta herramienta buscará un hueco en común entre todos los participantes del evento y te dirá cuándo es el mejor momento para que os veáis.
Enviar respuestas rápidas
Si has programado un evento con otras personas y, a última hora, necesitas enviar un mensaje rápido a todas ellas del tipo “llego tarde”, Google Calendar te lo pone muy fácil.
La aplicación establece una serie de respuestas rápidas que puedes enviar a todos los participantes de un evento a la vez. Además, si entras en Ajustes, General y Respuestas automáticas, podrás modificar cuáles quieres que sean esas respuestas disponibles.
Así, cuando lo necesites, podrás enviar de forma automática a todos los miembros el mismo mensaje con solo dos clics.
Tener diferentes calendarios
¿Sabías que un truco de Google Calendar es que puedes tener diferentes calendarios en una misma cuenta? De esa forma, puedes tener asignados diferentes calendarios para las tareas que tienes que hacer en tu vida privada y familiar, o para las tareas laborales.
Además, según la temática de cada uno de los calendarios, podrás filtrar los recordatorios. La menos buena noticia es que la única manera de crear un calendario adicional es hacerlo a través de la versión web. Para ello, en la barra lateral izquierda haz clic en “+” y Nuevo Calendario.
Duplicar eventos
¿Tienes citas o eventos que se repiten de manera idéntica y en las que solamente cambia el momento de realizarlas? Es muy frecuente tener reuniones o eventos que son exactamente iguales en distintos momentos del mes.
En ese caso, en lugar de tener que crear un evento nuevo cada vez que haya una cita, puedes duplicar el evento que ya habías creado. Dentro del evento, haz clic en los tres puntos verticales y elige la opción duplicar. A continuación, simplemente cambia los datos de la fecha y la hora por los del nuevo evento.
Con todos estos trucos de Google Calendar te resultará mucho más sencillo utilizar la aplicación. Además, te permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo en la gestión de tu agenda. Si aún así crees que esta tarea te roba demasiado tiempo siempre puedes delegar la gestión del calendario en un Asistente Virtual.