En los últimos años, cada vez se ha escuchado hablar más de la figura del asistente virtual o secretaria/o a distancia. Pero es posible que tengas un negocio y todavía no sepas qué te conviene más contratar: un asistente virtual o un secretario tradicional.
Para saber qué le conviene más a tu empresa, es importante que conozcas las diferencias entre ambas figuras. Porque aunque, grosso modo, pueda parecer que se dedican a lo mismo, la realidad es que una secretaria o secretario, y un asistente virtual no tienen las mismas características.
Para poder distinguirlos, en el artículo de hoy vamos a ver ciertas características del asistente virtual y del secretario. Qué diferencias existen entre ambas actividades, qué tareas realiza el asistente virtual y qué beneficios puede traer a tu negocio contar con su ayuda.
Diferencias para saber si elegir asistente virtual o secretario
La figura de la secretaria, o secretario, era muy frecuente en las antiguas empresas, en las que el ejecutivo necesitaba a alguien a su lado que le ayudara con las tareas del día a día, como coger llamadas telefónicas y gestionar las citas.
Sin embargo, en el mundo en el que habitamos hoy en día, y teniendo en cuenta que la mayoría de empresas que se abren hoy están enfocadas a Internet, existen otras necesidades que puede abarcar mejor un asistente virtual.
De hecho, cada vez crece más el trabajo freelance, y las empresas se han dado cuenta de que, en muchos sentidos, les resulta mucho más rentable contar con la colaboración de un autónomo, que contratar en plantilla a un empleado.
Veamos entonces cuáles son las diferencias básicas entre contratar un asistente virtual o un secretario:
- El asistente virtual no necesita que dispongas de una zona específica en tu empresa para él, ya que trabaja desde su casa o su propia oficina. Se trata de emprendedores independientes.
- El asistente virtual no te limita a una zona geográfica. Por lo tanto, incluso si tu negocio no está establecido en un lugar físico, podrás contar con su colaboración. Dado que el trato que tienes con él se realiza a través de Internet, es indiferente en qué lugar se encuentre, lo que tampoco te limita geográficamente a la hora de elegir un buen asistente.
- El asistente virtual no se limita a responder tus llamadas y gestionar tu agenda. Dado que su único cliente no eres tú, tiene una mayor experiencia con el mercado en general, y puede hacer que tu negocio crezca de diversas maneras.
Qué actividades realiza un asistente virtual
Normalmente, un buen asistente virtual se ha encargado de convertirse en un auxiliar todo terreno. Esto significa que puede ayudarte en una cantidad muy amplia de tareas en el negocio.
Podría decirse que el asistente virtual es el secretario 2.0, ya que se ha esforzado por ser válido para ayudar a sus clientes en diferentes ámbitos, más allá de las tareas diarias. Aunque todo depende de a quién elijas, algunas de las tareas que puede desarrollar un asistente virtual son las siguientes:
- Gestionar las plataformas de email marketing.
- Administrar las redes sociales, creando los perfiles y encargándose de dar respuesta a los diferentes mensajes que lleguen a través de la red.
- Gestión de tu blog, tanto en lo referente a la subida y maquetación de artículos, como en la gestión de los comentarios que recibas a través de él.
- Transcribir documentos o notas.
- Buscar proveedores, contactar con ellos y realizar pedidos.
- Realizar la reservas de tus viajes.
- Llevar a cabo las actualizaciones y la instalación de los plugins y themes necesarios en tu página web.
- Hacer análisis del mercado para ayudarte a hacer crecer tu negocio.
Beneficios de elegir un asistente virtual
¿Te has planteado la idea de si elegir un asistente virtual o un secretario para ayudarte a sacar adelante las tareas de tu negocio? En ese caso, te vendrá muy bien conocer cuáles son los beneficios de elegir el asistente virtual. Veamos algunos de los más llamativos:
- No es un empleado. El asistente virtual trabaja por su cuenta, e incluso, es posible que cuente con más asistentes que le ayuden con su trabajo. Por lo tanto, al contratar a un asistente virtual te aseguras de ahorrar una gran cantidad de dinero en aspectos como la seguridad social que tendrías que pagar por tener a una sola persona en la plantilla de tu negocio.
- No conlleva inversión en equipamiento. Dado que el asistente trabaja en su casa o en su propia oficina, ya tiene su propio equipamiento. No es necesario que inviertas en herramientas como, por ejemplo, un buen ordenador para que pueda realizar su trabajo.
- No tienes que proporcionarle un lugar físico donde trabajar. Si tu negocio es online y tú también trabajas en casa, no necesitarás invertir en tener una oficina para poder disponer de un asistente a tu disposición. Dado que el trato se realiza online, no necesitas tenerlo a tu lado para poder comunicarte de forma efectiva con él.
- Se capacita constantemente. El asistente virtual necesita estar capacitándose continuamente para poder seguir siendo bueno en su trabajo, y adaptarse a las novedades que impone el mercado. Esto resulta algo más complicado de conseguir en un secretario.
- Cobra por horas de trabajo efectivo. El asistente virtual no cobrará un sueldo, tanto si trabaja como si no. Sus honorarios funcionan en base a las horas de trabajo efectivo que te dedica. Por ello, te asegura que estás invirtiendo bien tu dinero.
- No te limita a una zona geográfica, en ningún sentido. Un asistente a distancia no tiene por qué vivir en tu ciudad. Eso significa que no te limita a buscar un buen asistente dentro de tu zona. Además, independientemente de que estés en tu oficina o a miles de kilómetros de distancia, el asistente siempre estará disponible para ti de la misma manera: a un mensaje de distancia.
Como puedes ver, contratar a un asistente virtual o un secretario no es lo mismo. Contar con la experiencia avanzada de un asistente que está disponible, estés donde estés, es una gran ventaja. Sin duda, si te encuentras ante la pregunta de si debes contratar a un asistente a distancia o a una secretaria, la respuesta está clara.