Si estás pensando en comenzar a trabajar con un asistente, es muy probable que te estés preguntando cuál es el proceso de contratación de un asistente virtual. Esta es una pregunta muy lógica, ya que no es lo mismo contratar a un empleado que a un agente externo a tu empresa.
Por ese motivo, en este artículo te voy a hablar de cómo funciona la contratación de un asistente virtual, desde el momento de la selección hasta el final de la contratación.
Pasos a seguir para contratar un asistente virtual
Contratar a un asistente virtual es mucho más fácil que contratar a un empleado, ya que no necesitas seguir tantos pasos de burocracia. Sin embargo, es importante que tengas claros algunos puntos para que la contratación del asistente virtual sea lo más fácil posible.
1. Define para qué necesitas al asistente
Como sabes, un asistente virtual es un profesional externo a tu empresa que puede llevar a cabo una amplia variedad de tareas. Algunas de ellas podrían ser la gestión de tus correos electrónicos, la búsqueda de proveedores o la organización de un viaje o evento. El asistente virtual no se limita a realizar las tareas que comúnmente se suelen esperar de las secretarias tradicionales, sino que va mucho más allá.
Por este motivo, antes de contratar a un asistente virtual, es importante que determines muy bien para qué lo necesitas. De esa forma, determinando si solo necesitas a alguien que gestione tu agenda, o si te hace falta un servicio más amplio, podrás seguir más fácilmente los demás pasos en la contratación de tu asistente.
2. ¿Necesitas que el asistente tenga alguna capacidad especial?
Una vez que has determinado cuáles son las tareas que quieres delegar en la contratación de un asistente virtual, es posible que te des cuenta de que, algunas de esas tareas, requieren habilidades especiales.
Por ejemplo, si tienes una página web y necesitas que alguien te ayude con el apartado gráfico, puede que te resulte muy práctico contratar a un asistente virtual que tenga conocimientos de diseño gráfico. O si tu empresa es de un sector determinado, puede que necesites a un asistente que tenga conocimientos específicos sobre tu mercado.
3. Define cuántas horas mensuales necesitarás a tu asistente
Ahora que ya has realizado una lista con las tareas que necesitas delegar en tu asistente virtual, estás más capacitado para definir el número de horas mensuales que necesitarás sus servicios.
Generalmente, los asistentes virtuales trabajan en base al número de horas que han sido contratados. Es decir que, en lugar de contratarlo por “x servicios”, lo contratas por “x horas” para realizar las tareas que le vayas a designar.
Ten en cuenta que el tiempo por el que contrates al asistente virtual es tiempo 100 % productivo. Lo que quiere decir que podrás estar completamente seguro de que si contratas a tu secretario virtual por 20 horas al mes, esas 20 horas serán completamente concentradas para llevar a cabo las tareas que has delegado.
4. Elige a tu asistente virtual
Una vez que has definido las tareas, la especialización de tu asistente y el número de horas que necesitas contratar para que se lleve a cabo todo lo que te hace falta delegar, es hora de elegir a tu asistente virtual.
Mi recomendación es que te fijes en diferentes aspectos a la hora de elegir a tu asistente:
- Experiencia en su trabajo como asistente virtual. Es evidente que si quieres contratar a alguien que haga bien su trabajo, necesitas asegurarte de que tiene experiencia en él.
- La personalidad y la profesionalidad. Tu asistente debe ser alguien en quien puedas confiar, que sea franco contigo y, por supuesto, que sepa lo que hace en su trabajo.
- Testimonios de clientes en su sitio web. Un asistente virtual que haya ofrecido buenas experiencias a sus clientes, habrá acumulado una serie de opiniones positivas y testimonios de las otras personas con las que ha colaborado.
Estos son algunos de los aspectos en los que te puedes fijar para determinar si el asistente virtual que estás apunto de contratar es la mejor opción. Puedes encontrar todas estas características contratando los servicios de un asistente virtual en Administracionvirtual.es.
5. Contrata a tu asistente virtual y concreta los detalles
Llega el momento de la contratación en sí misma. En este proceso, probablemente el asistente virtual que elijas ya cuente con sus propios contratos, de manera que no tendrás que realizar tú el papeleo.
Por lo tanto, solamente hay algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de realizar la contratación de tu asistente virtual:
- Confidencialidad. Si necesitas que los datos que le facilitas al asistente virtual tengan un contrato de confidencialidad, deberías especificarlo en este punto para evitar malos entendidos.
- Pagos. En el momento de comenzar a trabajar, el asistente te indicará cuál es su política con relación a los pagos.
- Contraseñas y claves. Para realizar su trabajo, puede que el asistente necesite acceder a lugares que están protegidos por contraseña. Si te supone un problema facilitar tus claves, no te preocupes. Un asistente debería contar con un sistema para que le permitas el acceso a esos lugares sin desvelar tus contraseñas.
A la hora de cerrar el trato con tu asistente virtual, recuerda que es una persona, no una máquina. Por ese motivo, cuentas con la gran ventaja de poder resolver cualquier duda que te surja durante el proceso. Si hay algún aspecto en el que necesitas ayuda o alguna pregunta que quieras hacer, no dudes en hablarlo con él.
De hecho, si eliges contratar los servicios de administracionvirtual.com, podrás resolver todas las dudas que tengas durante nuestra reunión inicial de 30 minutos. En ella, te ayudaré a definir los diferentes aspectos de nuestra colaboración, y elegiremos la metodología de trabajo que mejor se adapte a ambos.
Por último, cuando realices los encargos de las tareas a tu asistente virtual, recuerda que no tiene la capacidad de leerte el pensamiento. Por ello, cuanto más específico seas en lo que necesitas y en cuáles quieres que sean los resultados, mejor podrá hacer su labor.
Siguiendo estos pasos, la contratación de tu asistente virtual será pan comido.