En el post de hoy os intentaré explicar como nos organizamos en AdministraciónVirtual.es y que tipo de tareas podéis delegar en un asistente virtual para alcanzar la máxima productividad personal y para vuestro negocio.
La figura del asistente virtual es relativamente moderna, sobretodo en España. Como casi siempre los EEUU nos llevan la delantera en esta organización del trabajo. Esto puede hacer que muchos os planteéis si esta forma de trabajar es realmente para vosotros y os pueden asaltar dudas sobre como será trabar con un asistente virtual.
Tipos de tarea que podemos delegar en un asistente virtual
Si has decidido mejorar tu productividad y delegar algunas de tus tareas en un asistente virtual solo podemos decirte una cosa, ¡enhorabuena! Esta será una de las mejores decisiones que puedes tomar para mejorar tu productividad y la de tu negocio.
Una de las cosas más importantes que te debes plantear ahora es ¿qué tipo de tareas puedo delegar en mi asistente virtual? Aquí te dejamos 5 principios que deberás tener en cuenta:
[bctt tweet=»5 principios a tener en cuenta para delegar tareas en un asistente virtual»]
- No delegues tareas que requieran presencia física. Parece obvio, si has decidido trabajar con un asistente virtual debido a las ventajas de este sistema, debes tener en cuenta que este asistente puede encontrarse en cualquier parte del mundo y por lo tanto no podrá realizar tareas que requieran presencia física en tu localización.
- No delegues tareas que solo tú puedes completar. Aquellas tareas que requieren tu especial atención o tus conocimientos específicos sobre algo posiblemente no se lleven a cabo con la misma calidad si las delegas en tu asistente virtual que no posee ese conocimiento tan a fondo del proyecto o cliente y obviamente esto puede repercutir negativamente en tu negocio. Pero tranquilo, hay muchísimas tareas que no requieren de ese conocimiento tan específico y que si podrás delegar, ya que realizar tú mismo estas tareas implica un tiempo invertido que no puedes dedicar a hacer lo que solo tú puedes hacer (Coste de oportunidad).
- Marca una fecha límite. Cuando delegues cualquier tarea a tu asistente virtual es muy importante que le indiques el plazo que tiene para realizarla o la fecha límite en la que necesitas que esa tarea esté finalizada. De esta forma tu asistente virutal podrá organizarse y priorizar las tareas que son más importantes para tí.
- Delega tareas en las que tu asistente virtual sea bueno. Igual que el resto de las personas, cada uno tenemos unas tareas en las que somos realmente buenos, a tu asistente virtual le ocurre lo mismo y será bueno que encuentres un asistente que esté cualificado y formado para realizar las tareas que tú necesitas. No será lo mismo si necesitas delegar tareas muy concretas y específicas de contabilidad, de redes sociales o de traducción por ejemplo y por lo tanto tendrás que encontrar el asistente virtual que mejor se adapte a tus necesidades.
- Delega tareas que no posean una gran complejidad. Las tareas muy complejas suelen requerir de un mayor tiempo de aprendizaje por parte de tu asistente virtual por lo que el tiempo invertido en ellas será menos productivo. Puedes probar a delegar alguna subtarea más sencilla que te ayude con el desarrollo general y esto hará que poco a poco tu asistente virtual se capacite para poder realizar la tarea compleja completa según vayáis trabajando juntos.
Aquí te dejamos algunos ejemplos de tareas concretas que son ideales para delegar en tu asistente virtual:
- Mantenimiento de redes sociales. Actualizar tus perfiles, contestar comentarios y crear nuevos contenidos en tus diferentes cuentas de redes sociales.
- Contabilidad. Tareas de facturación y cobro. Presupuestos.
- Entradas de datos. Para cumplimentar tu CRM o cualquier otro sistema en el que necesites introducir información en una base de datos.
- Gestión de agenda. Un asistente virtual puede encargarse de tu agenda y tu calendario, gestionando tus citas, marcando períodos en los que no estarás disponible (por viajes o asuntos personales) y concertando las reuniones o llamadas que necesitas en tus días y horas disponibles.
- Transcripción o traducción. Es muy cómodo grabar tus ideas conforme se te ocurran, luego puedes pedirle a tu asistente virtual que las transcriba en un documento que poder presentar o en el que apoyarte tú mismo cuando lo necesites. Igualmente, si tu asistente virtual domina otros idiomas, podrás pedirle que te traduzca un documento.
Un buen asistente virtual posee muchas habilidades y podrá ayudarte con muchas tareas. Será necesario un período de adaptación entre tu asistente y tú tal y como ocurre con cualquier colaborador con el que empiezas a trabajar. Lo ideal es ir delegando tareas rutinarias más o menos pequeñas para posteriormente poder ir delegando tareas más específicas y complejas conforme el fujo de trabajo entre los dos sea el idóneo. Esto puede alcanzarse en pocas semanas.
¿Cómo trabajar con un Asistente Virtual? Nuestra organización.
En AdministraciónVirtual.es tenemos diseñado un proceso para trabajar con nuestros clientes que podría resumirse de la siguiente forma:
- El cliente compra el bono de tiempo a través de la web.
- Creamos un proyecto en Asana y una Carpeta compartida en Drive donde podremos compartir documentos.
- Contactamos por mail con el cliente y le informamos de cómo puede empezar a delegarnos tareas:
- Asana, le invitamos al proyecto como colaborador. Aquí puedes ver un Tutorial de Asana.
- Mail, puede enviarnos un mail con las tareas que necesita que hagamos.
- Importante que para todas las tareas que se nos encarguen se nos indique el plazo o la fecha límite ya que esto nos ayudará a priorizar unas tareas sobre otras y a una correcta organización para no fallarle al cliente.
- Cada vez que el asistente virtual empiece a realizar alguna de las tareas iniciará un contador de tiempo en Toggl que servirá para controlar el gasto del bono de tiempo obtenido por el cliente. Se enviarán informes del gasto de tiempo cada vez que se realice una tarea, semanalmente, mensualmente o cuando al bono de tiempo le quede poco para acabarse, de esta manera el cliente siempre estará informado del tiempo consumido de su bono y si necesita obtener un nuevo bono de tiempo.
En AdministraciónVirtual.es podemos encargarnos de todas las tareas mencionadas anteriormente y otras muchas, en nuestra página de servicios puedes ver algunos de los que prestamos y por supuesto, si no encuentras lo que necesitas, no dudes en contactar con nosotros porque seguro que podemos ayudarte.
¿Qué tipo de tareas te interesaría delegar en un asistente virtual? ¿Has trabajado alguna vez con un asistente virtual? ¿Te atreverías? Es mucho más fácil y cómodo de lo que te imaginas. Déjanos tus respuestas en los comentarios y estaremos encantados de aclarar cualquier duda. Y por supuesto, si te ha parecido interesante el post compártelo en tus redes sociales y ayuda a tus contactos a mejorar su productividad. Únete a nuestras redes y no te pierdas ninguno de los contenidos que allí publicamos.
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