A grandes, rasgos podemos decir que el mundo se divide entre dos tipos de personas, los que son ordenados y los que no lo son.
Para gustos los colores, pero creo que casi todos estaremos de acuerdo en que un entorno de trabajo limpio y ordenado hace que acudamos a él con mejor energía, más predispuestos y nos facilita la concentración.
Yo al menos lo tengo claro, y estudios científicos avalan mi teoría. Boyoun Chae y Rui Zhu de Hardvard Business Review llegaron a la siguiente conclusión después de diversos estudios científicos “Las persnas que trabajan en escritorios desordenados son menos eficientes y persistentes y se sienten más frustrados y cansados que aquellos con escritorios impecables”. En uno de sus experimentos, expusieron a más de 100 estudiantes a dos ambientes de oficina opuestos, una oficina ordenada y otra llena de papeles y carpetas, tazas de café y documentos esparcidos por estanterías, mesa y suelo, algo así:
(estudio de medición del impacto del desorden de Boyoun Chae y Rui Zhu)
Luego, en cada uno de estos ambientes se les pidió a los estudiantes que realizaran una tarea desafiante, que en realidad no tenía solución. Los alumnos que se encontraban en el ambiente ordenado fueron más persistentes antes de darse por vencidos, concretamente 1,5 veces más que los que se encontraban en el ambiente desordenado. En otros experimentos llegaron a conclusiones similares.
La excepción que confirma la regla
En otro estudio dirigido por Kathleen D. Vohs de la Universidad de Minnesota se llegó a la conclusión que las personas reunidas en una habitación donde los papeles estaban esparcidos sobre la mesa y el suelo generaron cinco veces más ideas “muy creativas” que otro grupo en el que el orden reinaba en su entorno de trabajo.
Así que quizás todo sea matizable y dependa del obejtivo perseguido o del tipo de trabajo que se realice en cada uno de los ambientes.
El orden físico puede no solo referirse al despacho o la mesa de trabajo, ¿que hay del ordenador? ¿tienes tus archivos organizados y ordenados en carpetas y subcarpetas que te permiten encontrar fácilmente lo que buscas o tu escritorio tiene miles de iconos y accesos directos en los que debes ir probando hasta que encuentras lo que buscas?.
Es más, la mayoría de las veces ceñimos el orden exclusivamente al entorno físico, pero nosotros queremos ir más allá y hacerte cuestionarte el orden mental, ¿de que manera organizas tus ideas y tus proyectos? ¿Y las tareas que te van surgiendo, cómo las organizas? ¿Cómo organizas tu agenda o calendario? Suscríbete a nuestro blog y obtendrás de manera gratuita nuestro ebook «Mejora tu Productividad» en el que hablamos de todas estas cosas y algunas más que pueden resultarte muy interesantes.
METODOLOGÍA DE LAS 5 S
De todos es bien conocido (al menos de oídas) los programas de gestión de la calidad establecidos en las normas ISO 9000. Son procesos que requieren de un gran esfuerzo financiero y organizativo que puede llevar a la obtención de grandes resultados a largo plazo pero que muchos pequeños empresarios no se pueden permitir.
Hoy os voy a hablar de la metodología japonesa de las 5 S que posibilita la palicación de una serie de criterios en el espacio de trabajo que redundará rápidamente en una mejora de las condiciones de trabajo y de la productividad.
[bctt tweet=»Metodología de las 5 S para mejorar el espacio de trabajo y la #productividad»]
Esta metodología es aplicable a cualquier tipo de empresa, aunque algunos conceptos están claramente orientados a factorías o talleres, es posible su aplicación en cualquier entorno de trabajo.
¿Qué son las 5 S?
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Seiri – ORGANIZACIÓN
Consiste en identificar y separar los material necesarios de los innecesarios y en desprenderse de estos últimos. Las cosas se marcarán en función de su frecuencia de uso y se aplicarán las siguientes directrices:
- Deshacerse de las cosas que ya no sirven o no se usan.
- Las cosas que son útiles pero no se usan con mucha frecuencia se deben almacenar en un lugar más lejano.
- Las cosas que se usan con relativa frecuencia se deben almacenar en un lugar cercano a la zona de trabajo.
- Las cosas que se usan con mucha frecuencia se deben dejar en la zona de trabajo.
Aplicando estos criterios se logra reducir los espacios dedicados a cada proyecto, se ahorra energía de las personas y se evitan accidente, aumentando la productividad y el aprovechamiento de los recursos.
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Seiton – ORDEN
Consiste en establecer el modo en que deben utilizarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Se puede resumir como “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”
Una técnica muy útil es marcar los espacios en los que deben ponerse las cosas, así identificamos rápidamente si algo falta y sabemos donde debemos colocarlo tras su uso.
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Seiso – LIMPIEZA
Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud.
Algunos consejos para la implementación de este principio son:
- Dedicar 5-10 minutos diarios a la limpieza.
- Asignar un responsable de cada máquina que la sienta como propia y la cuide.
- Combinar la limpieza con la inspección
Esto proporciona un espacio de trabajo más agradable y evita averías en la maquinaria.
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Seiketsu – CONTROL VISUAL
Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.
Para que el control visual sea eficaz requiere que se establezca también cómo actuar en caso de desviación.
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Shitsuke – DISCIPLINA Y HÁBITO
Consiste en trabajar permanentemente y de acuerdo con las normas establecidas.
La autodisciplina es el resultado de los cuatro principios anteriores llevados a cabo y cumpliendo las normas establecidas. Se deben establecer canales de comunicación efectivos entre todos los niveles de la empresa, fomentando la confianza y el trabajo en equipo asignando responsabilidades y delegando autoridad.
La metodología de las 5 S no consiste en el típico zafarrancho o jornadas de limpieza que suelen organizar casi todas las empresas sino que consiste en una filosofía o un hábito de trabajo que permita mantener nuestro entorno laboral en las mejores condiciones lo cual nos ayuda a mejorar la productividad tanto personal como de la empresa.
¿Y tú, eres de los que tiene su mesa de trabajo impecable o por el contrario las montañas de papeles te inundan y tienes todo revuelto? ¿Qué te funciona mejor? Cuéntanoslo en los comentarios y dinos que te parece la metodología de las 5 S, ¿ves viable aplicarla en tu empresa?. Si te ha gustado o crees que puede ser interesante para tus contacto compartelo en tus redes sociales y ayudanos a hacer comunidad.