Bienvenido de nuevo querido lector de este blog, hoy te traigo un tutorial de Phrase Express, una herramienta muy sencilla. Bueno, para ser justos, diré que es muy sencillo la parte de esta herramienta que yo utilizo. Se pueden hacer muchas más cosas con ella pero sinceramente no las he explorado a fondo, así que hoy te contaré para que la utilizo yo.
Pero antes que nada quiero disculparme por haber estado un poco desaparecido durante el pasado verano. Ha sido un período complicado en el que hemos estado trabajando a nivel interno para poder retomar este proyecto con más fuerza si cabe. Y sin más, pasamos directamente a lo que realmente nos importa.
Phrase Express nos permite crear atajos de teclado que se sustituyan por textos que nosotros habremos seleccionado previamente.
En muchas ocasiones, en nuestro quehacer diario repetimos multiples veces un mismo texto, una carta comercial, un email más o menos estandar, nombres de usuario y contraseñas, códigos de programación, etc. Phrase Express nos permite crear atajos de teclado (combinación de teclas) para que estos textos se escriban automáticamente. Y todo esto, independientemente del programa que estemos utilizando, google docs, office, gestor de correo…
No os entretengo más, os dejo con el vídeo Tutorial de Phrase Express y luego os cuento un poco más sobre esta herramienta.
Ahorrar segundos para ganar horas
Bueno, ¿qué os ha parecido Phrase Express? Sencilla y útil ¿no?.
Algunos pensarán que bueno, el ahorro de tiempo es mínimo, pero parad un momento. Como he dicho en el vídeo los ejemplos que pongo son bastante sencillos, pero si esto lo traducimos a textos más largos el ahorro puede ser considerable.
Por ejemplo, imagináos que todos los días tenéis que contestar una serie de correos que utilizan la misma plantilla. Pongamos que en escribir y personalizar estos correos tardáis 6 minutos para cada uno, si esta acción se repite una media de 10 veces, ya son 60 minutos que gastáis al día, una hora. Al cabo de la semana serán 5 horas y al mes 20 horas. Eso son más de dos jornadas laborales completas. Pero espera que si seguimos multiplicando por once meses de trabajo al año (poniendo que tengáis la suerte de tener un mes de vacaciones) nos salen 220 horas dedicadas solo a escribir un tipo de correo electrónico en concreto. Esto suponen 27,5 jornadas laborales al año, es decir, un mes de vuestro año está dedicado a escribir un mismo correo electrónico una y otra vez.
¿Lo veis no?
Si utilizamos Phrase Express escribir este mismo correo ¿que nos cuesta? ¿5 segundos, 10? Haced vosotros mismos las cuentas y veréis todo el tiempo que os puede ahorrar empezar a utilizar una herramienta como esta.
Obviamente, como casi todas las cosas cuando hablamos de productividad, requerirá una pequeña inversión de tiempo para preparar la herramienta, detectar los textos que se repiten a lo largo de nuestra jornada, introducirlos en Phrase Express y acostumbrarnos a utilizar el atajo de teclado que seleccionemos, pero una vez hecho esto, el ahorro de tiempo será considerable.
Es igual que cuando hemos hablado de empezar a trabajar con un asistente virtual, al principio puede dar cierta pereza porque tendrás que explicar a alguien las tareas que quieres delegar y posiblemente tardes menos en hacerlas que en explicarlas. Pero una vez que has invertido ese tiempo y tu asistente virtual está formado en como quieres que se hagan las cosas, el beneficio para ti será mucho mayor y más a largo plazo ya que podrás liberarte de hacer todas esas cosas siempre que quieras.
Bueno y hasta aquí el post con la herramienta de hoy. Si te ha parecido útil espero que lo compartas con tus contactos en las redes sociales. Si te ha gustado y no quieres perderte nada de lo que publicamos por aquí apúntate a nuestra lista de correo y recibirás el ebook «Mejora tu productividad y reduce un 30% tu jornada laboral» y otras muchas cosas que solo comparto con mi comunidad privada.