Si eres un profesional ocupado y con poco tiempo libre te puede parecer que tu carga de trabajo nunca tiene fin, cuando por fin consigues completar una tarea, han surgido dos más para sustituirlas. Empezar a trabajar para mejorar tu productividad puede ser la clave que necesitas para poder afrontar mejor tu trabajo, adelantándote y planificando tus tareas en lugar de reaccionar conforme surjan. Mejorar tu productividad te puede ayudar a obtener el equilibrio entre tu vida laboral y tu vida personal.
Sin embargo, mejorar tu productividad requiere un poco de esfuerzo. Posiblemente hayas leído muchos artículos con consejos y trucos para conseguir una mayor productividad, y seguro que eran buenos consejos, pero lo realmente importante es que debes centrarte en aquello que funciona para ti. Por ejemplo, si afrontar grandes cambios de comportamiento en tu rutina diaria te genera cierto nerviosismo puedes empezar por afrontar pequeños cambios en tu rutina diaria para hacer estos más manejables. En cambio, si crees que implementar una serie de pequeños cambios puede hacer que pierdas de vista tu objetivo final, céntrate en la generación de un gran cambio en cuanto a tu forma de trabajar. Nadie mejor que tú para decidir qué estrategias seguir y cómo vas a sentirte más cómodo.
El primer paso hacia la mejora de la productividad es la comprensión de lo que te dispones a hacer. A continuación te presento algunos cambios que puedes implementar en tu rutina de trabajo, desde los más pequeños a los más grandes.
Organización
La organización de los diferentes componentes que forman tu trabajo te puede ayudar a despejar la mente y centrarte en completar la tarea que tengas entre manos. Se que hablar de organización así en generico puede parecer algo muy abstracto, sobretodo para aquellos para quienes la organización no es algo natural (si, hay quienes son ordenados por naturaleza y quienes no); por eso ellos deberán afrontar pequeños cambios progresivamente. Por ejemplo, si tienes la mesa llena de papeles por todos lados, expedientes, cartas y notas será difícil encontrar aquella idea genial que tuviste hace tres días y apuntaste en un post-it que pegaste en algún sitio. Lo mismo ocurre con la organización de tus archivos en el ordenador o en la bandeja de entrada del correo electrónico.
Elije ahora mismo una de esas áreas para organizarlas (o todas si te sientes valiente), y sigue un sistema lógico y sencillo que te permita encontrar la información que necesitas más adelante. Ningún sistema funcionará mejor que aquel que has diseñado tú para ti mismo. Existen multitud de herramientas que te podrán ayudar, programas de notas, gestores de proyectos, listas de tareas, etc.
Puedes leer más acerca de la organización de tus espacios aquí.
Priorización
Realmente, cuando decimos que no tenemos tiempo, lo que deberíamos decir es que no sabemos priorizar nuestras tareas e invertimos tiempo en cosas que son menos importantes; porque tiempo, lo que se dice tiempo, todos disponemos del mismo, 24 horas al día.
Una vez que has construido un sistema de organización podrás priorizar de una manera más efectiva tu carga de trabajo. Un consejo clave para practicar la priorización es “Tómate algo de tiempo ahora para ajustarte mejor a ti mismo mañana”.
¿Cómo se aplica esto? Pues muy fácil, finaliza cada día dedicando 15 minutos a programar tu jornada del día siguiente. ¿Qué tareas tengo que hacer mañana si o si y cuáles pueden esperar? ¿cuánto tiempo me tomará cada una de ellas?. Una vez identificadas y ordenadas las tareas es muy importante que reserves tiempo en tu agenda para realizarlas y lo cumplas. Además, si usas calendarios visibles por tus compañeros, será de gran utilidad que marques estos espacios como que estás ocupado, así los demás se lo pensarán un poco más antes de encargarte otra cosa o incluso de interrumpirte para cualquier cosa de poca importancia.
Atención
Enfocar toda tu atención en tu trabajo no suena tan difícil, pero la verdad es que vivimos en un mundo lleno de distracciones por todas partes, a todas horas: correos electrónicos, llamadas, reuniones, notificaciones del movil o incluso personas que pasan por tu mesa simplemente para saludar.
Si consigues mantener a raya estas distracciones lograrás enfocarte y concentrarte mejor en tu trabajo y completarás tus tareas más rápido y con mayor calidad.
Puedes probar algunas técnicas sencillas para eliminar distracciones como apagar las notificaciones del teléfono, cerrar la aplicación de correo electrónico (y consultarla solo x veces al día), bloquear webs de redes sociales en tu navegador o incluso un simple cartel en tu puerta que pida por favor que no te molesten porque estás ocupado en algo importante.
Verás como cuando estás concentrado en algo y no te interrumpen tu trabajo cunde mucho más.
Delegación
La delegación de tareas en otra persona es quizás la manera más fácil de mejorar tu productividad. Compartir tu carga de trabajo implica que a priori, en el mismo lapso de tiempo se podrán hacer el doble de tareas o aumentar la calidad de cada una de ellas gracias a poder dedicarle más tiempo y atención.
Encontrar a una persona cualificada para realizar el trabajo puede parecer desalentador, pero en realidad es más sencillo de lo que piensas. Los asistentes virtuales son fáciles de contratar y tienen un coste mucho más rentable que contratar a un empleado propio ya que puedes elegir el número de horas que trabajarán para ti en función de las tareas que quieres delegar. Además solo te facturarán por horas efectivas de trabajo y no tendrás que asumir otros gastos como seguros sociales, vacaciones, proporcionarle un equipo de trabajo, etc.
Prueba a trabajar con un asistente virtual y delégale tareas como entrada de datos, búsqueda de información, seguimiento de facturas, gestión del email o cualquier otra cosa que pueda realizarse a través de un ordenador. Aquí puedes consultar nuestros servicios.
Afrontando uno a uno estos cambios que te he presentado estoy seguro de que tu productividad mejorará a largo plazo. Además, conforme vayas aplicando estos cambios y te acostumbres se convertirán en la manera natural de hacer las cosas para ti. Una vez aplicados estos cambios, cuando dispongas de más tiempo y concentración podrás centrarte en mejorar la calidad de tus tareas y esto formará un cocktail explosivo que impulsará tu proyecto.
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Cuéntame tu situación en cuanto a tu productividad en los comentarios y estaré encantado de ayudarte en lo que pueda. Si te ha gustado el post te pido que lo compartas en tus redes sociales y me ayudes a crear comunidad.