Para algunas personas delegar es algo natural, en cambio para otras requiere de un gran esfuerzo y sobre todo de un proceso de concienciación. Y es que estamos acostumbrados a escuchar eso de «si quieres que algo se haga bien, hazlo tu mismo». Pero no es cierto. Tenemos que asumir que no somos las personas más adecuadas para realizar todas las tareas de nuestro proyecto.
En determinados casos, esto lo tenemos muy claro. Por ejemplo, para la gestión de nuestra contabilidad es muy posible que hayamos contratado a un asesor ya que asumimos que nosotros no podemos hacer estas tareas con la calidad suficiente. Pero hay otras muchas tareas que no nos planteamos delegar porque las hemos hecho nosotros siempre, pero ¿realmente somos los más adecuados para hacerla?
Razones para delegar.
- Es imposible hacerlo todo nosotros mismos. En una empresa hay multitud de tareas que hacer y si no asumimos que no podemos hacerlas todas nosotros y que tenemos que delegar algunas en seguida nos encontraremos trabajando 15 horas al día y sintiéndonos esclavos de nuestro negocio, cuando posiblemente decidiste ser freelance para buscar una mayor libertad.
- El coste de oportunidad o el precio de tu tiempo. El coste de oportunidad es un concepto clave que debemos tener en cuenta cada vez que nos planteemos hacer alguna tarea. En nuestro ebook «Mejora tu productividad» que podrás obtener gratis si te suscribes a nuestra newsletter hablamos más en profundidad de este concepto y lo definimos como el valor de la mejor opción no realizada. Siempre que hacemos una tarea dejamos de hacer otras muchas y debemos valorar esas tareas que no realizamos y lo que nos aporta la que si realizamos. Por ejemplo, si pasamos 2 horas al día realizando tareas administrativas (tirando por lo bajo), por cinco días a la semana igual a 10 horas a la semana; si nuestro precio por hora es de 25€, significa que el valor de estas tareas administrativas es de 250 € que estamos dejando de ganar por dedicarnos a tareas administrativas que son necesarias para nuestro negocio pero que posiblemente no nos hacen ganar dinero. ¿No sería más lógico delegar estas tareas en uno de nuestros asistentes por 183 € y dedicarnos nosotros al core de nuestro negocio, lo que nos hace ganar 250€ y que por lo tanto nos aportaría un beneficio a la empresa?
- Asúmelo, otras personas lo pueden hacer mejor que tú. Cada uno es bueno en lo suyo, no podemos pretender dominar todos los campos y para optimizar los recursos de una empresa lo ideal es que cada uno se dedique a lo que mejor sabe hacer. Volviendo al ejemplo anterior, si las 10 horas a la semana que dedicas a tareas administrativas las delegas en un asistente virtual dispondrás de 10 horas más a la semana para dedicarte a aquello en lo que realmente eres bueno y te genera beneficios.
Claves para saber delegar.
Delegar es confiar, porque implica dar cierta libertad a la persona para realizar la tarea, aunque se pueden marcar ciertas líneas a seguir. Por lo tanto no puedes delegar si piensas que hay una sola forma de hacer las cosas bien.
[bctt tweet=»Delegar parte de la humildad y puede diferenciar a un mando o un jefe de un verdadero líder» username=»admonvirtual»]
Delegas una tarea, no la responsabilidad, esta siempre será tuya frente a terceros. Pongamos un ejemplo, si para realizar la declaración de la renta acudes a un asesor y este se equivoca, Hacienda te sanciona a ti ¿verdad?, no al asesor ya que la responsabilidad última es tuya. Pues esto es aplicable a cualquier tarea que delegas, otra persona puede ser la encargada de realizarla, pero eres tú el último responsable.
Los 6 pasos de la delegación eficaz.
Donna M. Genett, autora del libro «If You Want It Done Right, You Don’t Have to Do It Yourself!: The Power of Effective Delegation
- Definir los resultados esperados.
- Definir claramente y explicar cada tarea.
- Determinar los plazos temporales. Es muy importante fijar una fecha límite y que esta quede perfectamente clara.
- Definir los niveles de autoridad. Aquí distingue tres niveles:
- Autoridad para hacer recomendaciones. El que recibe la tarea puede dar su impresión para que sea el responsable quién tome la decisión última.
- Autoridad para informar y poner en marcha. El que recibe la tarea informa antes de emprender ninguna acción y de esta manera pueden detectarse posibles fallos.
- Autoridad para actuar. Se confiere libertad absoluta para actuar con respecto a la tarea delegada.
- Establecer controles periódicos. Para analizar los procesos y ofrecer pautas si fuera necesario. Al principio se requerirán mayores controles y conforme avance el tiempo y el proyecto serán menos necesarios pero siempre deberán realizarse. Si no se realizan controles periódicos no se ha delegado una tarea, se ha traspasado.
- Sesión de revisión, en la que se analiza lo que se ha hecho bien y en lo que se ha fallado.
Consejos para delegar eficazmente
A continuación te presentamos una serie de consejos que deberías tener en cuenta si quieres saber delegar eficazmente:
- Selecciona adecuadamente a la persona en la que delegas. Debes tener en cuenta su capacidad relacionada con la tarea o área que pretendes delegarle.
- Proporciona toda la información necesaria para el buen cumplimiento de la tarea.
- Enfócate en los resultados. Si al final obtienes lo que quieres ¿qué importa si lo hizo de manera diferente a como lo hubieras hecho tú?.
- Define claramente el tiempo límite disponible para la tarea delegada.
- Establece fechas intermedias para su revisión.
- Ofrece feedback positivo y constructivo.
- Provee a la persona de los recursos necesarios (humanos y materiales) y si implica a más personas infórmales para que sepan que tiene tu confianza.
- Aclara los parámetros y condiciones antes de delegar. Evita las «clausulas» sorpresa.
- Presta tu apoyo cuando sea necesario.
- Dale su reconocimiento a la persona que completó el trabajo.
Ya sabes, si quieres mejorar tu productividad una de las cosas que deberás hacer es delegar ciertas tareas en otras personas, si eres freelance o autónomo no te preocupes, no estás solo, puedes contar con la ayuda de uno de nuestros asistentes virtuales por menos de lo que piensas.
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¿Y tú, tienes experiencia delegando tareas? ¿Has experimentado ya la liberación que supone trabajar con un asistente para centrarte en lo que realmente se te da bien hacer? Cuéntanoslo en los comentarios. Y por supuesto, si te ha gustado el post nos gustaría que lo compartieras en tus redes sociales y nos ayudes a crear comunidad.