No sé en qué punto de emprendimiento te encuentras ahora mismo, pero en serio, ve pensando en formar un equipo porque más tarde o más temprano va a necesitar saber delegar tareas en gente que debes tener a tu alrededor.
En este aspecto me atrevería a decir que hay dos tipos de emprendedores: los que ya delegan tareas, y los que van a delegar en un futuro.
Pero no te creas que ese futuro será cuando tu empresa sea una megaempresa y necesites un complejo entramado de departamentos y subdepartamentos con sus correspondientes jefes de sección, etc. No es necesario nada de eso para que necesites saber delegar y empieces a disfrutar de las ventajas que conlleva.
Te lo voy a decir de una manera sencilla y directa: todos los emprendedores online que no delegan están condenados al fracaso. Así de duro. Así de sencillo a la vez.
¿Qué significa delegar una tarea?
Esta es fácil. Seguro que tú también lo sabes. Sin entrar en definiciones académicas te diré que delegar es encargar a otra persona una tarea que inicialmente tienes que hacer tú.
Pero ojo porque aquí está el truco y en lo que mucha gente falla. Que una tarea sea inicialemnte responsabilidad tuya no significa que la tengas que hacer obligatoriamente tú.
Hay diferentes cuestiones a tener en cuenta cuando nos planteamos delegar, así que déjame que te las cuente a continuación.
¿Por qué debería delegar?
Si estás aquí y eres emprendedor online seguro que ya lo sabes de sobra. En el día a día de tu empresa la lista de tareas por hacer es infinita. Así, tal cual. Cuando tienes un día súper productivo y consigues liquidar la mayoría de tus asuntos pendientes no tienes más que acostarte por la noche y verás cómo al día siguiente la lista se ha vuelto a reproducir. Y eso si tienes la suerte de tener una tregua hasta el siguiente día.
El contenido es el rey dicen por todos sitios. Eso implica que tengo que generar buen contenido para mis clientes, escribir un blog, grabar vídeos, ¿hacer un podcast quizás? Para ello debo programar un calendario editorial, escribir los artículos o guiones, grabarlos, maquetar la presentación, buscar imágenes que acompañen al contenido, revisar el SEO, promocionarlo en Facebook y otras redes sociales…
El contenido te servirá para atraer a posibles clientes, pero en el fondo no es lo que te hará facturar. Para ello necesitas crear tus productos (físicos o digitales) o servicios. Diseñarlos, optimizar el proceso de compra, la entrega, trabajar con los clientes, pedirles feedback y mejorarlos.
Y todo esto es la parte bonita. En la trastienda digital también deberás hacer facturas (y ojalá tengas que hacer muchas), preparar presupuestos, que según a lo que te dediques te puede llevar varias horas hacer un buen presupuesto (aquí te dejo mis consejos para elaborar presupuestos de forma correcta), registrar gastos e ingresos, enviar documentación a la gestoría y un montón de tareas que es fundamental hacer para el buen funcionamiento de tu empresa pero que realmente no te hacen ganar dinero y sientes que te hacen perder el tiempo.
La clave está en centrarte en aquello en lo que tú y solo tú puedes aportar mayor valor. Esa parte de tu negocio por la que realmente lo empezaste, lo que te apasiona, aquellas tareas que cuando las terminas te sientes realmente orgulloso del resultado porque ves que es de mucho valor para tu cliente.
El resto de cosas, aquellas que si te paras un segundo a pensar realmente no es imprescindible que seas tú el que las haga, delégalas. Se que cuesta, pero el beneficio será increíble.
Trucos para delegar con éxito
Déjame darte a continuación algunos consejos para que el proceso de delegación sea lo más satisfactorio posible:
Busca a la persona adecuada para cada una de las tareas que quieres delegar
Formación, experiencia e implicación serán detalles que debes tener en cuenta. Aunque obviamente hay perfiles bastante polifacéticos que te pueden ayudar con muchas cosas. Solo es cuestión de dar con la persona adecuada. Si quieres saber que tipo de tareas puedes delegar en mi aquí tienes mi página de servicios.
Ofrécele una información clara y concisa de lo que quieres, cuándo lo quieres y en caso necesario, cómo debe hacer la tarea
Digo en caso necesario porque también deberías probar a darle libertad a esa persona. A lo mejor tiene una manera de hacer las cosas diferente a la tuya pero con igual o incluso mejor resultado. ¿Mejor para ti no? Te evitas tener que hacer tú la tarea y encima recibes un mejor resultado. Todo ventajas.
Las tareas se delegan pero la responsabilidad no
Ojo con esto que es muy importante y por eso le da mayor importancia aún al primer punto. Si un cliente te pide algo que tú decides delegar en otra persona y algo sale mal, el responsable último eres tú. Podrás pedir explicaciones a esa persona en la que has delegado, pero serás tú el que tenga que dar la cara ante el cliente. Por eso no está de más atender al siguiente consejo.
Realiza un seguimiento de las tareas que delegues (en función del tamaño y la importancia de esta)
Si una vez que delegas una tarea no vuelves a saber de ella hasta el día límite de su entrega y algo no se ha hecho como tú esperabas ¿qué vas a hacer? Te tocará pedir una ampliación del plazo o quedarte toda la noche sin dormir, si es que se puede arreglar en una noche. En cambio, si estableces puntos de control intermedios, te aseguras de que la persona ha entendido exactamente lo que quieres, vas controlando que el proceso se desarrolla por buen camino y evitarás sustos de última hora. Esto no significa ser un «brasas» y estar todo el día encima de esa persona, simplemente que preguntes que tal va de vez en cuando.
Yo no me puedo permitir delegar
Probablemente estés pensando, vale Javi, eso de delegar está muy bien y lo pintas muy bonito, a mi me gustaría, pero en mi caso no se puede.
Cuando alguien dice que en su caso concreto no se puede delegar, principalmente lo hace por tres motivos:
1. Porque solo yo sé como se hace
¿De verdad crees que hay algo en lo que tú eres la única persona en el mundo capaz de hacerlo? Sabes que no es así. Otras muchas personas podrían hacerlo también. Puede que necesiten algo de formación por tu parte, pero seguro que puedes encontrar a alguien en quien delegar esas tareas.
Además, ya hemos dicho que lo primero que debes hacer es identificar aquellas tareas en las que realmente tu no estás aportando tu valor diferencial (facturación, gestión de documentos, atención al cliente). Ejemplos hay muchos.
2. Porque no tengo tiempo para explicárselo a otra persona
Este es un clásico. Es cierto que cuando te planteas delegar algunas tareas requieren que inviertas un cierto tiempo en formar a la persona que las va a hacer o en hacer un seguimiento de las mismas. Pero fíjate bien que he dicho «invertir» un tiempo, porque realmente es eso, una inversión. Vas a usar una serie de recursos, en este caso tu tiempo, que luego te van a aportar una serie de beneficios, en este caso mayor disponibilidad de tu tiempo para hacer otras cosas.
Al principio tendrás que explicar el funcionamiento de tu negocio a esa otra persona, pero piensa en el tiempo que te liberará y la cantidad de cosas que podrás hacer cuando no tengas que dedicarte tú a todo eso. Podrás centrarte en crear mejores productos, atender mejor a tus clientes, planificar estrategias de futuro para tu proyecto. O incluso disfrutar más de la familia y amigos. El beneficio en cuanto a tiempo siempre será mayor que la inversión.
3. Porque no tengo dinero para pagarle a alguien que lo haga
Otro clásico. Mi negocio todavía no genera muchos beneficios y por lo tanto no me puedo permitir gastar dinero en otra persona para que me ayude.
Pero yo te voy a plantear la pregunta en sentido contrario. ¿No será que como tú estás haciendo todas esas tareas rutinarias no tienes tiempo para centrarte en las tareas que de verdad te hacen ganar dinero y por eso no generas lo suficiente?
En todos los negocios se requiere cierta inversión (unos más y otros menos). Sé que puede dar un poco de miedo, pero si de verdad quieres apostar por tu negocio invierte en delegar las tareas rutinarias para centrarte tú en lo que de verdad te hace ganar dinero.
Si te paras a pensarlo tiene toda la lógica del mundo. Si en lugar de estar 10 horas a la semana (por decir algo) haciendo tareas rutinarias dedicaras esas 10 horas a vender tus productos, ¿no tendrías más beneficios?
Entiendo que te de miedo comprometerte a tener que pagar un sueldo a una persona cuando aún no generas lo suficiente ni para ti. Pero te aseguro que hay alternativas que te pueden aportar los beneficios de contar con un equipo sin el compromiso de la contratación, colabora con otros freelance, contrata asistentes virtuales, externaliza servicios, hay múltiples alternativas.
Conclusión
Ser emprendedor online es duro, que no te vendan la moto, pero debes luchar contra la creencia de que estás solo para hacer las cosas, que solo tú puedes hacer lo mejor para tu negocio. Hay personas ahí fuera dispuestas a ayudarte.
Espero que te haya resultado interesante el post. Estaré encantado de que me des tu opinión en los comentarios. ¿Has dado ya el paso a delegar tareas? ¿Te costó mucho trabajo? ¿Estás experimentando ya los beneficios? Me encantará leer tu historia y resolverte cualquier duda que tengas desde mi humilde experiencia.