Cuando trabajas con un asistente virtual te gustaría que la persona en la que delegas las tareas fuera responsable y proactiva. Si conectas con esa persona hasta el punto de sentir que “puede leer tu mente” mejor que mejor. Pero conseguir esto lleva un tiempo y algo de trabajo por parte de ambos. Incluso el asistente más experimentado va a necesitar algunas instrucciones acerca de cómo quieres que se hagan las cosas.
En AdministracionVirtual.es trabajamos con clientes que están muy ocupados y necesitan asistentes para ayudarles con su planificación, investigación en internet y otras tareas. Hemos detectado que para que exista una buena relación entre la persona que delega una tarea y la persona que la realiza es fundamental trabajar la comunicación y la confianza.
A continuación os presentamos 6 cosas que hacer y no hacer para alcanzar el éxito y obtener el máximo provecho al trabajar con un asistente virtual (también aplicable a asistentes presenciales).
3 cosas que SI debes hacer al trabajar con un asistente virtual
Dedica algún tiempo a su entrenamiento.
Puede resultar contradictorio tener que dedicar algún tiempo al entrenamiento de la persona en la que se va a delegar una tarea ya que el objetivo de delegarla es descargarse de trabajo y obtener más tiempo para otras cosas, pero debes verlo como una inversión a medio plazo. Es importante dedicar algo de tiempo a que el asistente virtual conozca el proyecto (o empresa) y cómo te gusta que se hagan las cosas para que pueda alinearse lo más posible con tu proyecto. Este tiempo se verá recompensado muy pronto ya que conseguirás mayor eficacia y eficiencia en el trabajo de tu asistente virtual.
Ten un poco de paciencia.
Tu asistente sin duda querrá impresionarte, pero hay que tener en cuenta que puede existir una curva de aprendizaje que deberá superar. Deberás ser paciente mientras explicas las cosas a tu asistente, especialmente tratándose de un asistente virtual. Debes recordar que no estás trabajando con una máquina o un robot, inevitablemente habrá baches en el camino. Una vez que se van superando podrás delegar en tu asistente cada vez más tareas y más complejas.
Establece plazos razonables.
Las normas claras son fundamentales para delegar en un asistente virtual, sobre todo al principio de la relación. Establece el listón alto para que tu asistente sepa a qué debe aspirar y mantenga ese nivel. Los plazos en las tareas pueden ayudar al asistente a organizarse su jornada de manera más eficaz, pero recuerda que no todos los plazos pueden ser “lo antes posible”. De esta manera se establecen normas poco realistas y solo servirán para estresar a tu asistente y reducir su efectividad.
3 cosas que NO debes hacer al trabajar con un asistente virtual
No hagas suposiciones.
Es imposible delegar bien sin una comunicación continua y un buen feedback. Chequea regularmente el trabajo de tu asistente virtual e infórmale de cómo lo está haciendo. Un buen asistente siempre contestará a sus correos aunque sea con un simple “ok me pongo a ello”. A cambio, tu deberías hacer lo mismo. Sugerimos que te tomes unos minutos al día para revisar el trabajo de tu asistente, especialmente cuando es nuevo en su proyecto o equipo. Asegúrate de proporcionar feedback cuando se completa una tarea, un corto “buen trabajo” puede ser suficiente.
No informar de cambios.
Debes mantener informado a tu asistente tanto como sea posible en cuanto a cualquier cambio del proyecto, fechas, personas responsables u otros detalles lo antes posible. Si no informas a tu asistente virtual de algún cambio en tu agenda por ejemplo, este puede estar programando reuniones en el momento equivocado. Informa a tu asistente de cuáles son tus prioridades para que sepa qué es lo más importante para ti y poder actuar en consecuencia. Y no te olvides de proporcionar plazos o fechas de entrega que ayudarán a tu asistente a organizarse en la entrega de tareas.
No ignores a tu asistente.
Algunas personas no responden a las llamadas o correos de su asistente y esto limita seriamente su utilidad. Una vez que hayas delegado una tarea, sigue siendo tu responsabilidad responder a las preguntas que surjan o proporcionar más información si tu asistente lo necesita.
Animamos a nuestros clientes a comunicarse con su asistente a través del medio que mejor se adapte a ellos. Por ejemplo si alguien no se siente cómodo trabajando con Asana, nuestro gestor de proyectos, se pueden transmitir las tareas a través del correo electrónico. Si por algún motivo esto tampoco es del agrado de nuestro cliente se puede usar whatsapp o alguna otra herramienta de mensajería. Nos adaptamos a lo que resulte más cómodo para nuestro cliente.
Saber cómo trabajar con un asistente, ya sea virtual o presencial, puede ayudar a delegar de manera más eficaz. Como resultado, todo el equipo va a ser más productivo y eficiente.
¿Y tú? ¿tienes alguna clave más para que el trabajo con tu asistente virtual sea efectivo al 100%? Compártela con nosotros en los comentarios. Si te ha gustado el post, compártelo con tus amigos en las redes sociales y ayúdanos a hacer comunidad.
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