Hoy es un día especial ¿y por qué? te preguntarás. Pues porque hoy abro la casa de AdministraciónVirtual a una invitada. Hoy no seré yo el que escriba sino que lo hará Carmen Valverde, que ofrece a sus lectores consejos de mejora continua, productividad y desarrollo profesional. Así que por mi parte nada más, todo tuyo Carmen, cuídame a la audiencia que les tengo mucho cariño.
Todo autónomo o trabajador freelance lucha a diario por llegar a unos mínimos en su productividad, sin reducir la calidad de su trabajo o de su atención al cliente.
Ahora te voy a enseñar 5 pasos básicos para que tanto tú como tu cliente estéis más que satisfechos con el resultado de tu trabajo.
1.- Priorizar de forma eficaz
Seguro que tienes muchísimas tareas por hacer y, como ya sabes, tu tiempo es limitado y es muy probable que no puedas llegar a todo. Además ya te digo, la multitarea no es una buena opción, porque la calidad de tu trabajo disminuye considerablemente cuando intentas estar en más de dos sitios a la vez.
Respeta los plazos
La urgencia de tus plazos es un punto clave a la hora de priorizar, así como un factor muy importante para la satisfacción de tu cliente con el resultado final.
Si no tienes marcado ninguno, no sé a qué esperas para ponértelos. Te servirán para trabajar con más seguridad y enfoque hacia la evolución del proyecto que te han encargado.
Evalúa las consecuencias
Estás en ese momento en donde tienes una lista de tareas pendientes casi infinita y eres totalmente consciente de que no puedes con todo, lo cual te genera una gran inseguridad.
La solución más sencilla en este caso es evaluar las consecuencias de no hacer algo o no cumplir con los plazos establecidos.
Te pongo un ejemplo: tienes un proyecto importante que debes entregar y que no has terminado. Además está la declaración de la renta que tienes que preparar y entregar antes de acabar el plazo. En este caso lo más fácil sería, delegar lo segundo a un gestor para centrarte en tu cliente.
Los términos de pago
Aquí es posible que tu cliente te pague en función de la consecución de hitos dentro de tu proyecto, por lo cual pondrás esta tarea por delante no solo para no sobrepasar la fecha de vencimiento, sino para cobrar por el trabajo realizado.
En ocasiones, el cliente puede que haya pagado por adelantado. En este caso, lo óptimo también sería completar el trabajo, ya que te han abonado ya por el tiempo que vas a invertir en ello.
Descompón tus proyectos en pequeños hitos
Haz el esfuerzo de descomponer el trabajo que te va a llevar el completar un proyecto. Divídelo en partes o pasos diferentes. Trabaja con un plazo impuesto con cada una de estas partes.
Establecer partes del proyecto completo no solo te va a ayudar a la hora de priorizar tus tareas, sino que también te servirá para motivarte, ya que irás logrando pequeños objetivos. Tu ritmo de trabajo se mantendrá y además no tendrás la sensación de estar tan lejos de lo que es el plazo final.
Estos plazos no tienen por qué saberlos el cliente, es algo que estableces por ti mismo para ayudarte a no desviarte del camino hacia su finalización.
Establece tiempo para tus proyectos personales
No todo en tu vida tiene por qué ser trabajo. Leer un libro, ir al gimnasio o establecer tiempo para la diversión y la relajación deben ser igual de importantes que el resto de tus tareas pendientes.
Los proyectos personales son una oportunidad de desarrollo y mejora muy importante, en todo los aspectos de tu vida.
Ponte metas
Si trabajas con metas mensuales o semanales, tu trabajo puede verse facilitado. Tener una visión global de tus objetivos es muy útil a la hora de priorizar ante un día en particular.
Divide estas metas en acciones o tareas específicas que debes realizar y empieza por las más urgentes, las que tienen un plazo o las que son fundamentales para otras tareas.
El tiempo de ejecución
Si te encuentras en una encrucijada con dos o más tareas que son igual de urgentes y que compiten por tu atención, puedes optar por completar primero aquella tarea que menos cantidad de tiempo te va a quitar. Así podrás concentrarte más eficazmente en las restantes.
2.- Manejar las interrupciones de tu cliente
Las interrupciones, por pequeñas que sean, pueden tener un efecto desastroso en tu productividad: te descentran de tu proyecto, te hacen pasar más tiempo del debido en el mismo o, lo que es peor, no llegas a los plazos.
Así que no puedes estar constantemente lidiando con llamadas inesperadas de tus clientes. Para ello te sugiero:
- Contratar a un asistente virtual que esté «de guardia» haciendo y respondiendo llamadas de tus clientes.
- Programar las llamadas. Quedas por correo electrónico con tu cliente el día y la hora que mejor os convenga y la tratas como una reunión más.
- Horario de oficina. Programa una o dos horas para responder las llamadas o dudas de tus clientes y hazle saber durante que horario estarás disponible para ello.
Si todo esto falla, puedes evaluar establecer un coste extra si para tu cliente es absolutamente necesario ponerse en contacto contigo.
3.- Comunicarse con el cliente
A pesar de lo dicho anteriormente sobre las interrupciones de tu cliente, es importante que te comuniques con él de forma regular. Por lo que te sugiero:
- Infórmales de cuándo alcanzas los hitos de tu proyecto.
- No los abrumes con correos electrónicos.
- Comunícale cualquier duda o problema que tengas.
- Responde a sus emails con prontitud
Sobre todo es muy importante hacerle saber al cliente lo antes posible si no vas a entregar tu trabajo en plazo.
4.- Negociar el tiempo extra.
En ocasiones estimar el tiempo que te lleva un proyecto te será difícil, sobre todo cuando actúan muchas variables en él.
Antes de incumplir un plazo por no considerar la posibilidad de circunstancias inesperadas, te recomiendo que hables con tu cliente y le solicites tiempo extra. Si ocurre algo, tendrás colchón para entregar tu trabajo; y si todo va bien, entregarás tu proyecto antes de tiempo, lo que supondrá un punto a tu favor.
5.- Retener a tu cliente.
Cuando trabajas por cuenta propia, no tienes a nadie que te indemnice al terminar la relación laboral. Por lo que es muy importante mantener felices a tus clientes para que vuestra relación no termine solo con un proyecto.
Puedes optar por realizar alguna de las sugerencias que te propongo para intentar fidelizar a tu cliente:
- Hazle publicidad a través de tus redes sociales.
- Sé agradecido con él.
- Entrega tu proyecto antes de plazo.
- Verifica tu trabajo un mes después de entregarlo.
Ahora no tienes excusas para sacrificar tu productividad o el grado de satisfacción de tu cliente contigo. Pon en práctica estos simples pasos y no solo no te faltarán clientes, sino que serás más efectivo en tu trabajo.
Muchísimas gracias Carmen, la verdad es que a veces es difícil lidiar con el día a día y mantenernos organizados y productivos.
Y a ti ¿que te han parecido los consejos de Carmen?, ¿los aplicas?, ¿tienes otros? cuéntanoslo en los comentarios y tanto Carmen como yo estaremos encantados de charlar contigo. Si te ha gustado el post me ayudarás mucho compartiéndolo en tus redes sociales haciendo que así pueda llegar a más gente.
Hasta la próxima.
Imágenes Diseñadas por Freepik