¿Tienes tu propio negocio y sientes que deberían salirte más brazos, porque no consigues llegar a todo? Una afirmación muy común entre quienes son empresarios es que desde que comienzas tu negocio, el agobio puede llegar a ser constante. Pero esto no tiene por qué ocurrir siempre.
¿Quieres saber cómo puedes evitar esta situación?
Delegar en un asistente virtual puede ser gran parte de la solución.
Te explico por qué.
Por qué delegar en un asistente virtual
A muchos líderes de empresas se les hace muy cuesta arriba delegar en cualquier persona algunas de sus tareas. Sin embargo, como responsable de tu negocio, hay algo que debes saber: si el tiempo no te alcanza para todo, o te estás agobiando demasiado, no hay nada peor que llevar tú solo toda la carga de la empresa. Pero, para poder evitarlo, es importante aprender a delegar.
Una de las dificultades más comunes a la hora de delegar es pensar que solo existe una forma correcta de hacer las cosas: la propia. Sin embargo, puede que te ayude poner en una balanza el agobio que te genera a diario tener que estar pendiente de todo, contra los beneficios que pueda tener hacerlo todo tú mismo. Probablemente, el agobio pese bastante más. Si es así, deberías comenzar a pensar en que sería buena idea delegar en un asistente virtual.
Pero existen otros motivos. Por ejemplo, podrás desentenderte de muchas actividades de tu negocio, dejando espacio en tu mente para otras más importantes. Además, cuando estés con tu familia podrás disfrutar de ese tiempo libre, sin tener que preocuparte por lo que dejaste pendiente o la lista interminable de tareas que deberás hacer al día siguiente.
Puede que te preocupe que otra persona no sea capaz de hacer las cosas exactamente como a ti te gustan. Sin embargo, un asistente virtual tratará de comprender de qué manera te gusta que se hagan. Además, siempre será mucho mejor que las tareas se lleven a cabo con la ayuda de una mano amiga; que tener un negocio agobiante, en el que tratas de llegar a todo, sin conseguirlo. En resumen: si quieres que tu negocio crezca, destierra la idea de “para que algo esté bien hecho, tienes que hacerlo tú mismo”.
Cómo delegar en un asistente
Como hemos visto, para que tu empresa crezca sin que te dé un infarto por tratar de llegar a todo, delegar en un asistente virtual puede ser una de las soluciones más sencillas. Por eso, a continuación, te voy a dar algunos consejos para ayudarte a saber cómo delegar y de qué tareas puede encargarse tu asistente virtual.
Identifica aquello que puedes delegar
Está claro que si eres el responsable de tu empresa, hay determinadas actividades que necesitarás seguir haciendo. Dirigir tu empresa es tu responsabilidad. Sin embargo, hay otras tareas que puedes delegar. Veamos qué clase de actividades se pueden delegar.
Para identificar qué puedes delegar en un asistente virtual, puedes hacerte tres preguntas muy simples: ¿Qué tareas detesto hacer?, ¿En qué tareas no soy muy bueno, y cuando las hago pierdo mucho tiempo?, ¿Qué tareas repetitivas hay en mi negocio?
Es muy probable que cuando contestes estas tres preguntas aparezcan actividades como responder correos electrónicos, maquetar los artículos de tu blog, coger llamadas telefónicas, gestionar tu página web y redes sociales, gestionar tu agenda, realizar informes, transcribir documentos o notas…
Todas estas son actividades que puedes delegar en un asistente virtual.
Aprende a delegar
Delegar no es ordenar hacer una tarea, y luego esperar que el asistente te lea el pensamiento y así sepa claramente lo que quieres decir. Para que un asistente, virtual o de cualquier otro tipo, pueda realizar correctamente su trabajo, es necesario que sepa qué es lo que necesitas exactamente.
Por ejemplo, imagina que quieres que tu asistente realice la gestión de tus redes sociales. En ese caso, generalmente no darás la suficiente información diciendo “gestiona mis redes sociales”. Si lo haces de esa manera, el asistente podrá gestionarlas, ya que cuenta con experiencia en ello. Sin embargo, es muy probable que su forma de hacerlo no coincida exactamente con lo que buscas, y esto puede resultar muy frustrante para ambas partes.
Sin embargo, si le dices a tu asistente “quiero que gestiones mi Facebook, mi Instagram y mi Twitter. Quiero que en Facebook y Twitter publiques contenido de mi blog; en Facebook 2 veces al día, y en Twitter 5 veces. En Instagram, elige este tipo de foto y publícala, haciendo una llamada a la acción para que visiten la web.” En ese caso, solamente tendrás que pedirlo una vez, y tu asistente ya sabrá exactamente lo que tiene que hacer, hasta nueva orden.
Claro que, como cualquier otra relación, sea de trabajo o de cualquier otro tipo, es posible que lleve un tiempo adaptarse el uno al otro. Pero si siempre que le dices al asistente lo que quieres que haga, te aseguras de dejar claro qué tarea específica tiene que hacer, para cuándo la quieres y qué fin es el que buscas con ella, le será mucho más fácil adaptarse a tus necesidades.
Cómo valorar una tarea y hacer seguimiento sin controlar
Decirle a tu asistente virtual que realice una tarea, no significa que no tengas que volver a preguntar jamás al respecto. La supervisión en cierta medida es necesaria. Con confianza hacia el asistente, pero haciendo un seguimiento de que todas las actividades se estén realizando conforme a las necesidades de la empresa.
Y, por último, es importante saber cómo valorar una tarea. Este aspecto puede ser difícil, ya que a todos nos gusta que las cosas se hagan a nuestra manera. Pero, recuerda que el asistente virtual no eres tú, y no realizará las tareas ni se expresará exactamente como tú. Por ello, en vez de pretender que tu asistente sea perfecto, piensa en que tú tampoco lo eres, y trata de valorar las tareas en cuanto a si se ajustan a tus necesidades, sin exigir perfección.
Ten presente que delegar en un asistente virtual puede ayudarte a hacer crecer tu negocio, y destierra la idea de que “para que algo esté bien hecho, tienes que hacerlo tú mismo”. No permitas que tu negocio te agobie más de lo necesario, y delega.