Los errores de productividad son uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las personas que trabajan para sí mismas. Si ya has montado tu propio negocio y te has convertido en tu propio jefe, pero sientes que no te alcanza el tiempo para hacerlo todo, puede que estés cometiendo alguno de estos errores.
Si es así, te vendrá muy bien conocer cuáles son los fallos más comunes que los emprendedores suelen cometer a la hora de gestionar su día a día. Después de todo, no cabe duda de que la mejor manera para poner solución a un problema es conocerlo en profundidad. Por lo tanto, toma buena nota de estos 7 errores de productividad y su posible solución, para que no los cometas más.
1. No tener una lista de tareas o hacerla demasiado tarde
Las listas de tareas son fundamentales cuando quieres que tu trabajo sea realmente productivo. Desde luego, estar enfocado en lo que debes hacer durante el día es la única manera de conseguir llegar a todo lo necesario.
Sin embargo, si no tienes una lista de tareas, es muy probable que te pases el día divagando, o saltando de una actividad a otra sin ningún resultado.
Pero puede que ya hayas adquirido el hábito de crear una lista de tareas y, aún así, continúas sin tener buenos resultados. En ese caso, es posible que estés creando tu lista demasiado tarde. Imagina que haces tu checklist todos los días por la mañana, y tienes algo importante que hacer antes de las 9 am. Cuando vayas a hacer tu lista, quizá ya sea demasiado tarde.
Por eso, aunque pueden ocurrir imprevistos que añadir a la lista o quitar, lo mejor es que tengas tu checklist preparada desde, como mínimo, la noche anterior.
2. Tener una lista de tareas demasiado extensa
Otro error de productividad muy común es tener una lista de tareas pendientes para un día, pero hacerla tan extensa e irreal que nunca seas capaz de tachar todos los puntos. Esto no solamente forma parte de los errores de productividad más comunes, sino que puede resultar muy frustrante.
La lista de tareas cumple una función doble: ayudarte a hacer todo lo que necesitas y motivarte. Si cada día llega el final de la jornada sin que hayas terminado tu lista, poco a poco te vas viniendo abajo anímicamente.
3. No vincular la lista a tu agenda
Si tienes una checklist de tareas pendientes, pero no la tienes vinculada con tu agenda, de poco te servirá. En ese caso, tendrás que quitar tiempo de otras cosas importantes, como el descanso o el tiempo en familia para poder hacerte cargo de las tareas de la lista, y seguro que no quieres eso.
Por esta razón, si tienes una lista de tareas, no olvides incluir esas actividades en tu agenda semanal. De esa manera, les darás un lugar en tu tiempo y te podrás organizar mucho mejor.
4. Perder tiempo en reuniones poco productivas
Hay empresarios que tienen una adicción insana a las reuniones, que no conciben la idea de gestionar un negocio sin reunirse continuamente. Muchas personas no se dan cuenta de lo poco productivo que puede ser tener reuniones cada día para tratar asuntos que se podrían tratar por teléfono o email.
Por eso, si formas parte del gran número de empresarios adictos a las reuniones, pregúntate: ¿es realmente necesario reunirse para tratar este tema, o con un email o una llamada será suficiente? Y si es un asunto que requiere ver la cara de tus socios, pregúntate: ¿podemos hacer una videollamada para evitar desplazarnos y ahorrar tiempo? Seguro que, si te haces estas preguntas, ahorrarás gran parte de tu tiempo y del de los demás.
5. Dedicarte a ser multitarea
La multitarea es una de las mayores asesinas de la productividad. Si no te centras en una sola cosa a la vez, al final no eres capaz de terminar ninguna. Y, el problema no es solamente ese, sino que después de la jornada, te sientes mucho más agotado que si fueses eliminando tareas una por una.
En nuestra sociedad, es muy común pensar que una persona eficiente es la que puede hacer varias tareas a la vez. De hecho, se suele creer que cuantas más tareas puedas sincronizar, más eficiente eres. Sin embargo, eso no es eficiencia. Una persona es realmente eficiente cuando realiza bien su trabajo y consigue finalizar todas sus tareas.
6. No priorizar
Cuando tienes una lista de tareas por hacer y no priorizas para hacer primero las más importantes, puedes estar auto engañándote. Puede que al terminar el día hayas hecho un 80 % de tus tareas, y ese porcentaje puede estar muy bien. Te felicitas a ti mismo y te sientes motivado. Pero, ¿de qué sirve, realmente, si las tareas más importantes se han quedado pendientes?
Por ejemplo, imagina que estás poniendo a punto tu coche y tiene tres problemas que solucionar: los frenos no funcionan, los sillones están algo sucios y el limpiaparabrisas deja una marca en el cristal al pasar. Entonces te pones manos a la obra, cambias las gomas del limpiaparabrisas y limpias los sillones. Habrás hecho un 66 % del trabajo, pero te has dejado lo más vital: cambiar los frenos.
7. No delegar
Delegar es una de las actividades más productivas que puedes hacer en una empresa. Si eres un fiel seguidor de la norma: “para que algo esté bien hecho, tienes que hacerlo tú mismo”, puedes estar frenando el crecimiento de tu negocio.
Por el contrario, si permites que otras personas realicen las tareas en las que no es vital que tú te involucres; estarás permitiendo que tu negocio crezca. Además, te estarás permitiendo a ti mismo tener tiempo para hacer otras cosas más importantes, así como para el descanso y la familia.
Siete problemas y una solución
Ahora que ya conoces los errores de productividad más comunes, quizá te preguntes si hay alguna solución que los evite todos de un plumazo. La respuesta es sí. La ayuda de un asistente virtual puede ser vital para evitar estos errores de productividad.
Gracias a su experiencia, establecerá una lista de tareas que sea realista, te ayudará a priorizar, gestionará tus tareas menos importantes… Sin duda, te resultará de gran ayuda contar con un asistente virtual para ser más productivo en tu negocio.