<p><p>No nos engañemos, muchísimas de las reuniones a las que acudimos a lo largo de la semana no sirven prácticamente para nada y nos hacen perder un importante porcentaje de nuestra jornada laboral.
En España tenemos tendencia a reunirnos más veces y durante más tiempo del necesario. Debemos cambiar esta tendencia y planificar eficientemente nuestras reuniones para que estas sean herramientas efectivas de nuestra productividad e impulsen el trabajo en equipo, no para que sean ladrones de nuestro tiempo y que las veamos como las enemigas de nuestra productividad.
Cuando estemos pensando convocar una reunión debemos tener en cuenta un concepto fundamental en la productividad como es el coste de oportunidad.
[bctt tweet=»Podemos definir el coste de oportunidad como el valor de la mejor opción no realizada»]
Obligatoriamente, cuando decidimos hacer algo dejamos de hacer otras cosas. Siempre que pensemos en productividad, debemos parar un segundo y pensar, ¿es esta la mejor opción de todas las que tengo? ¿qué estoy dejando de hacer y qué podría ganar con esas otras opciones?. Para ayudarnos a tomar la mejor decisión debemos tener en cuenta en que somos buenos, que se nos da bien y por lo tanto haremos un buen trabajo y que no, porque siempre invertiremos mejor nuestro tiempo haciendo cosas en las que somos buenos y buscando a otras personas mejores que nosotros para esas otras tareas que no se nos dan bien. Por supuesto, también debemos tener en cuenta el coste de recursos que implica una tarea (o reunión en este caso), tanto material, como de tiempo y por supuesto de dinero.
[bctt tweet=»A veces es importante renunciar a una pequeña cantidad para acceder a una más grande en el futuro»]
Pongamos un ejemplo de coste de oportunidad. Si te encuentras trabajando para un cliente al que le facturas 50 €/hora y te tienes que ir a una reunión de otro proyecto en la que los beneficios ascienden a 100 € y a la cual no es imprescindible que acudas, si la reunión se alarga por tres horas, tu coste de oportunidad será de 150 €. Has dejado de producir 150 € para acudir a una reunión que en el mejor de los casos puede generar una venta de 100 €.
Reuniones productivas: 5 puntos a tener en cuenta.
Para que nuestras reuniones sean lo más productivas posibles, debemos tener en cuenta los cinco puntos que señalamos a continuación:
#1 Pertinencia
¿Es imprescindible realizar una reunión para esto? ¿Se podría tratar y solucionar el tema por otro medio (correo electrónico, teléfono)? ¿Podríamos reunirnos de manera virtual para así evitar desplazamientos?
Analicemos si es realmente necesario convocar una reunión o si podemos solventar el tema con una acción mucho más rápida como un correo electrónico con las instrucciones precisas o una llamada de teléfono a la persona indic
ada. De esta manera evitaremos reuniones que implican mucho más tiempo de nuestra jornada.
#2 Asistentes
A una reunión deben acudir el mínimo número de personas posible, sólo las imprescindibles; y si alguno de los imprescindibles no puede acudir la reunión deberá suspenderse y celebrarse cuando todas las personas necesarias puedan acu
dir.
Todos hemos estado en reuniones en las que hemos pensado «¿pero yo que pinto aquí?», te generan una pérdida de tiempo y seguramente hagas que todos los demás también lo pierdan porque tendrás que participar en la reunión aportando ideas que posiblemente no sean acordes con lo que se está tratando o con la meta a la que se pretende lle
gar. Igualmente, no sirve de mucho una reunión en la que se discute un tema en cuestión pero no se puede llegar a una decisión final porque falta algún miembro del equipo fundamental o que debe dar el visto bueno definitivo, nos obligará a volver a reunirnos cuando este miembro se encuentre presente y volver a plantearle todo lo que se habló en la primera reunión. Si alguien imprescindible para la reunión no puede acudir, deberemos suspenderla y emplazar a todos los asistentes en otro momento en el que si sea posible llegar a una conclusión definit
iva.
#3 Orden del día
Todas las reuniones deben tener un orden del día con el mínimo número de puntos posible. No debemos hacer reuniones sin tener claro cual es el objetivo de la misma y que temas se van a tratar en ella. Una vez definido el orden del día, la reunión deberá ceñirse a esos temas.
Tenemos tendencia a dispersarnos y en muchas ocasiones, después de un rato hablando nos damos cuenta de que hemos saltado a un tema completamente diferente del inicial. Es importante que haya un moderador de la reunión, que generalmente será el que convoca la misma, que se encargará de focalizar los temas a tratar. Es obvio que a veces se hace necesario tratar temas transversales, pero debemos recuperar lo antes posible el foco de la reunión y centrarnos en aquellos asuntos que teníamos previsto resolver.
#4 Duración de la reunión
Cuando se convoca una reunión se debe señalar la hora de inicio y la hora de finalización, y deberá ser lo más breve posible. No a las reuniones maratonianas o aquellas a las que acudimos sin saber si durarán una, dos o cinco horas.
Este punto está estrechamente relacionado con los anteriores, si a la reunión acuden más personas de las estrictamente necesarias seguramente se alargará más y si no tenemos un orden del día claro o empezamos a divagar y tratar asuntos que no estaban previstos, la reunión tendrá todas las papeletas de convertirse en un maratón difícilmente soportable para ninguno de los asistentes.
Aquí hay varios factores que debemos tener en cuenta, en primer lugar, la atención, según algunos estudios, la atención solo es capaz de mantenerse al más alto nivel durante 21 minutos, a partir de ese momento tenderá a disminuir, por lo tanto, todas aquellas reuniones que se alarguen más de ese tiempo no podrán contar con la atención plena de todos los asistentes. Por otro lado, las reuniones siempre ocupan todo el tiempo disponible que se les asigna, es decir, si planificamos una reunión de una hora durara, al menos, una hora, pero si la planificamos de cinco horas, también se alargará durante las cinco horas. No es muy habitual decir que has acudido a una reunión prevista de una hora y que se ha terminado en 20 minutos.
Por eso debemos aplicar el principio de «menos es mas». Si damos a una reunión un tiempo corto, los asistentes lo sabrán, estarán preparados y se centrarán en los temas a tratar porque saben que tienen poco tiempo, en cambio si disponemos de mucho tiempo, habrá tendencia a la dispersión y a alargar innecesariamente la reunión.
#5 Acta de la reunión
El acta de la reunión debería ser el documento al que podemos acudir para consultar qué se decidió en la misma y quién debía llevarlo a cabo. Pero generalmente se convierten en transcripciones de la reunión que nadie se lee y que obviamente nadie consulta posteriormente.
El responsable de la reunión debería enviar el acta de la misma cinco o diez minutos después de finalizada la reunión y ella deberá reflejarse las conclusiones a las que se ha llegado, tareas que se realizarán y las personas encargadas de hacerlo, punto. No es necesario que se recojan testimonios de todos los participantes o ideas que finalmente se han desechado.
[bctt tweet=»Convierte las actas de tus reuniones en documentos útiles para consultar las decisiones tomadas»]
Y hasta aquí mis reflexiones de hoy sobre las reuniones eficaces. Si te ha gustado el post compártelo en tus redes sociales. Estamos seguros de que tú también tienes amplia experiencia con reuniones poco productivas o conoces técnicas para hacer más eficaces las reuniones, cuéntanoslo en los comentarios y seguro que entre todos aprendemos nuevas técnicas y trucos.
Imágenes Diseñadas por Freepik